Cách Làm Bảng Chấm Công Cá Nhân Cực Kỳ Đơn Giản Từ A-Z

Excel là một phần mềm vô cùng linh hoạt và được ứng dụng rộng rãi trong mọi ngành nghề và bộ phận công việc. Đặc biệt, đối với bộ phận quản lý nhân sự, việc sử dụng Excel để tạo bảng chấm công mang lại sự tiện lợi đáng kể so với các phương pháp truyền thống. Nếu bạn quan tâm đến cách làm bảng chấm công cá nhân trên Excel, bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích!

Cách làm bảng chấm công cá nhân cực kỳ đơn giản từ A-Z

Table of Contents

I. Xác định mô hình bảng chấm công cá nhân

Khi sử dụng Excel để thống kê dữ liệu bảng chấm công, việc xác định bố cục nội dung mong muốn là rất quan trọng. Điều này giúp thống kê và trình bày dữ liệu một cách dễ hiểu và chi tiết. Bạn cần định rõ các yếu tố sau cho bảng chấm công của mình:

– Gồm những thông tin gì?

– Cần sử dụng bao nhiêu sheet?

– Nội dung cụ thể sẽ được trình bày như thế nào?

– Cách hoạt động của bảng chấm công như thế nào?

– Cần áp dụng các tính năng và sử dụng các hàm nào?

b2 download file by id 1 Cách làm bảng chấm công cá nhân cực kỳ đơn giản từ A Z

Xác định mô hình bảng chấm công cá nhân

Khi bạn đã có câu trả lời cho những tiêu chí trên, bạn đã có thể hình dung khoảng 80% về bảng chấm công của mình. Bước tiếp theo là tạo bố cục trên phần mềm excel và điều chỉnh những phần thiếu sót dựa trên hướng dẫn cụ thể được chia sẻ trong phần tạo bảng chấm công trên excel dưới đây.

II. Cách làm bảng chấm công cá nhân trên excel vô cùng đơn giản

1. Sheet danh sách nhân viên

Sheet này chứa thông tin chính về tên và mã số nhân viên. Để tránh trường hợp trùng tên, cần tạo mã số riêng cho mỗi nhân viên.

Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung các thông tin khác như số CMT/CCCD, quê quán, địa chỉ, ngày sinh,…

Lưu ý:

– Hãy để trống khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết đến các sheet khác.

– Để phòng trường hợp cần bổ sung thông tin, hãy để trống một cột bên trái.

x 1 768x584 1 Cách làm bảng chấm công cá nhân cực kỳ đơn giản từ A Z

Sheet danh sách nhân viên

2. Sheet tháng

X2 768x614 1 Cách làm bảng chấm công cá nhân cực kỳ đơn giản từ A Z

Sheet tháng

Bạn cần tao khung cho bảng chấm công nhân viên, bao gồm:

– Tiêu đề bảng chấm công

– Tháng trong năm

– Bộ phận chấm công

– Định mức ngày công trong tháng

– Mã nhân viên

– Tên nhân viên

– Ngày trong tháng

– 4 – 5 cột tính quy ra công trong tháng

– Cột ghi chú

Bạn nên co độ rộng của các cột sao cho gọn và dễ nhìn. Chủ yếu cột tên và mã nhân viên để rộng.

3. Đặt ký hiệu chấm công

Kế toán viên sẽ chọn một số ký hiệu để đại diện cho các loại công như sau:

– “C” – Ngày công thực tế đi làm

– “N” – Nửa ngày công

– “L” – Ngày nghỉ hưởng nguyên lương

– “K” – Nghỉ không lương

Lưu ý: Mỗi ký hiệu chấm công sẽ tương ứng với một cột trong bảng tính. Bên cạnh đó, cần thêm một cột để tính tổng số công.

III. Lưu ý cách làm bảng chấm công cá nhân trong excel

Để tạo bảng chấm công chính xác và nhanh chóng bằng Excel, đảm bảo quyền lợi của nhân sự, bạn cần lưu ý các yếu tố sau:

– Đồng bộ quy định và hình thức chấm công

Xác định rõ thời gian theo ngày, giờ, nghỉ, làm bù,… để đảm bảo sự nhất quán và thống nhất trong bảng chấm công.

– Thiết kế tiêu chí chính

Tạo ra các bảng lớn với những tiêu chí quan trọng. Trong mỗi bảng, có những mục nhỏ và chi tiết hơn. Tuy nhiên cần tránh tình trạng phức tạp và ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp công khi kết thúc tháng.

– Ghi rõ thời gian

Khi hoàn thành dữ liệu chấm công ban đầu, hãy ghi rõ thời gian theo ngày, giờ để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính chính xác.

phan mem ban hang excel 4 Cách làm bảng chấm công cá nhân cực kỳ đơn giản từ A Z

Lưu ý cách làm bảng chấm công cá nhân trong excel

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng file excel để quản lý bảng chấm công nhân viên trên toàn công ty. Tuy nhiên, việc nhập liệu thủ công cùng với các hàm tính toán phức tạp có thể dẫn đến rủi ro và sai sót trong quá trình thực hiện Dù có kinh nghiệm và kiểm tra cẩn thận.

Vì vậy, app chấm công cá nhân Achamcong đã được ra mắt như một công cụ chấm công trực tuyến thông minh, hỗ trợ tự động tổng hợp bảng chấm công cá nhân hàng tháng. Phần mềm này cũng giúp xuất dữ liệu công thành file excel chính xác và chuyên nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn cách tạo bảng chấm công cá nhân cơ bản và đơn giản nhất. Tuy nhiên, còn nhiều loại bảng chấm công khác với nội dung và cách thực hiện phức tạp hơn, bạn có thể tìm hiểu thêm trong các bài viết tiếp theo. Hy vọng rằng bạn có thể tự tạo một bảng chấm công cá nhân dựa trên các hướng dẫn đã được đề cập ở trên.