Các quy định mới về thời gian làm việc theo ca của người lao động, như được ghi trong Bộ Luật Lao động năm 2019, sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2021. Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách tính giờ làm việc theo ca và những yếu tố cần lưu ý khi xác định các ca làm việc và cách tính giờ làm việc theo ca. Đặc biệt từ góc độ quản trị nhân sự.

Cách tính giờ làm việc theo ca đơn giản trên excel

I. Làm việc theo ca là gì?

Ca làm việc là khoảng thời gian mà người lao động hoàn thành nhiệm vụ từ khi nhận công việc đến khi chuyển giao cho người khác. Bao gồm thời gian làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ.

Làm việc theo ca là gì?

Để tối ưu hóa sử dụng thiết bị, nhiều nhà máy hoạt động liên tục trong 24 giờ. Do đó, họ thường áp dụng hệ thống làm việc theo ca luân phiên thay vì làm việc theo giờ làm việc thông thường. Các công ty và doanh nghiệp thường chia thời gian làm việc thành 3 ca như sau:

– Ca sáng: Từ 6h-14h

– Ca chiều: Từ 14h-22h

– Ca tối: Từ 22h-6h sáng hôm sau 

Việc phân chia ca này được coi là tuân theo quy định về thời gian làm việc theo ca tại Điều 104 và 105 của Bộ Luật Lao động năm 2012.

II. Quy định về cách tính giờ làm việc theo ca

1. Cách tính lương làm thêm giờ ngày thường

Theo quy định tính lương làm thêm giờ tại Điều 106 Khoản 1 của Bộ Luật Lao động năm 2012:

“Làm thêm giờ là thời gian mà người lao động được phép làm việc ngoài giờ làm việc bình thường, theo quy định của pháp luật, thoả ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.”

Vì vậy, quản lý cần xác định rõ thời gian làm việc theo quy định của nhân viên trong khung giờ nào. Nếu nhân viên làm việc ngoài khung giờ này, bất kể là trước hoặc sau ca làm việc chính, đều được tính là làm thêm giờ.

Người lao động sẽ được trả lương theo giờ cho thời gian làm thêm như vậy. Họ sẽ nhận được một khoản tiền lương làm thêm giờ tương ứng.

Quy định về cách tính giờ làm việc theo ca

2. Cách tính tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm

Cách tính tiền làm thêm giờ vào ban đêm được tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng ngày hôm sau.

Về thời gian nghỉ ngơi, theo quy định tại Điều 108 của Bộ Luật Lao động năm 2012:

– Người lao động làm việc liên tục 8 giờ hoặc 6 giờ theo quy định tại Điều 104 của Bộ Luật này phải được nghỉ giữa giờ ít nhất 30 phút. Thời gian này tính vào giờ làm việc.

– Trong trường hợp làm việc ban đêm, người lao động được nghỉ giữa giờ ít nhất 45 phút. Thời gian này tính vào giờ làm việc.

Ngoài thời gian nghỉ giữa giờ quy định ở Khoản 1 và Khoản 2 của điều này, người sử dụng lao động còn có quyền quy định thời điểm nghỉ ngắn khác và ghi vào nội quy lao động, theo quy định tại Điều 109 của Bộ Luật Lao động năm 2012:

“Người lao động làm việc theo ca phải được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác.”

3. Cách tính lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ lễ, Tết

Điều 97 của Bộ Luật Lao động 2012 quy định:

– Người lao động làm thêm giờ sẽ được trả lương theo một trong hai cách sau:

– Trong các ngày nghỉ lễ hoặc các ngày nghỉ có hưởng lương, mức lương tối thiểu là 300% so với mức lương ngày bình thường, chưa tính lương ngày lễ hoặc lương ngày nghỉ đối với người lao động hưởng lương trong những ngày này.

Ví dụ, nếu công ty của bạn áp dụng chế độ làm việc thành 2 ca làm việc từ 7 giờ sáng đến 7 giờ tối và từ 7 giờ tối đến 7 giờ sáng hôm sau. Tức là làm việc trong một ca kéo dài 12 giờ. Dựa trên quy định tại Điểm b của Khoản 2 của Điều 106 trong Bộ Luật Lao động năm 2012, cách tổ chức ca làm việc này hoàn toàn tuân theo quy định của pháp luật.

>>> Xem thêm: Cách tính tiền tăng ca theo lương cơ bản dễ hiểu cho người lao động

III. Cách tính giờ làm việc theo ca trên excel đơn giản

1. Tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp

Cách tính số giờ trong công cụ Excel sẽ được thể hiện theo công thức tính giờ công trong Excel như sau:

Giờ làm việc = Số giờ đã kết thúc công việc (Giờ ra) – Số giờ bắt đầu làm việc (Giờ vào)

Tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp

Sau khi thực hiện phép tính này, ô dữ liệu chứa kết quả của các bản ghi sẽ tự động chuyển đổi sang định dạng thời gian theo đơn vị giờ. Sau đó, bạn có thể sao chép công thức này xuống các hàng khác để tính tổng số giờ làm việc cho các bản ghi khác.

Kết quả sẽ hiển thị dưới dạng giờ đồng hồ, như bạn có thể thấy trên hình ảnh.

Cách tính số giờ trong công cụ Excel

2. Tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng hàm

Trong việc tính toán giờ làm việc theo ca bằng excel, bạn có thể sử dụng 2 hàm chính. Đó là hàm Hour và hàm Minute. Những hàm này giúp bạn dễ dàng và chính xác tính toán thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng.

Dưới đây là ví dụ minh họa: Giờ vào và giờ ra của một nhân viên công ty A như sau:

– Giờ vào là 7:56, tương đương với 7 giờ 56 phút.

– Giờ ra là 17:05, tương đương với 17 giờ 5 phút.

a) Đổi cả giờ vào và giờ ra về dạng phút

– Tổng số phút của giờ vào A sau khi đổi là 476 phút

– Số phút của giờ ra B là 1025 phút

b)Tính hiệu số phút giữa giờ vào A và giờ ra B

Lấy tổng số phút đã đổi của B trừ đi tổng số phút đã đổi của A, ta có hiệu số phút là 549 phút

c) Quy đổi lại thành số giờ

– Hiệu số phút giữa giờ vào A và giờ ra B được quy đổi thành giờ là 9,15 giờ

– Khi sử dụng công cụ Excel, bạn có thể áp dụng các hàm như HOUR (Giờ), MINUTE (Phút). Sau đó nhập công thức sau đây vào ô cần hiển thị kết quả tính giờ làm việc:

=((GIỜ(A3)*60+PHÚT(A3))-(GIỜ(A2)*60+PHÚT(A2)))/60

Công thức hàm này sẽ cho kết quả giờ làm việc như tính toán được mô tả ở trên

Tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng hàm

IV. Lưu ý trong cách tính giờ làm việc theo ca

Khi tính giờ làm việc theo ca cho người lao động, nhân sự cần tuân theo những quy định về thời gian làm việc theo ca như sau:

– Theo Điều 105 của Bộ Luật Lao Động năm 2019, thời gian làm việc bình thường trong một ca làm việc không vượt quá 8 giờ trong một ngày (đối với trường hợp quy định thời gian làm việc theo ngày) hoặc không quá 10 giờ trong một ngày (nếu quy định thời gian làm việc theo tuần). Đồng thời, tổng thời gian làm việc của người lao động trong một tuần không được vượt quá 48 giờ.

Lưu ý trong cách tính giờ làm việc theo ca

– Về việc làm thêm giờ, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định rằng, số giờ làm thêm trong một ngày không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày đó. Trong trường hợp làm việc theo tuần, tổng số giờ làm việc và số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ trong một ngày.

– Theo Điều 109 của Bộ Luật Lao động năm 2019 quy định rằng, thời gian nghỉ giữa giờ trong ca làm việc phải đảm bảo ít nhất 30 phút liên tục nếu thời gian làm việc bình thường trong ca kéo dài từ 06 giờ trở lên. Trong trường hợp người lao động làm việc vào ban đêm (ít nhất 03 giờ làm việc trong khoảng thời gian từ 22h đến 06h sáng hôm sau), thì thời gian nghỉ giữa giờ tối thiểu là 45 phút.

V. Ứng dụng giải pháp tính giờ làm việc theo ca nhanh chóng

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc tính giờ làm việc theo ca, quản lý chấm công là một phần quan trọng. Achamcong là một phần mềm xếp lịch làm việc theo ca hàng đầu trên thị trường hiện nay. Với vai trò tiên phong trong việc số hóa quá trình chấm công, phần mềm này tích hợp công nghệ chấm công bằng camera AI và tự động tạo các file báo cáo, giúp quản lý tính lương cho nhân viên trở nên dễ dàng hơn.

Ứng dụng giải pháp tính giờ làm việc theo ca nhanh chóng

Achamcong sở hữu ích tính năng vô cùng nổi bật:

– Quản lý ca làm việc

– Chấm công tự động

– Lập file báo cáo tự động

– Hỗ trợ truyền thông nội bộ

– Quản lý đơn từ

Thông qua bài viết này, Ninja hi vọng rằng quý người quản trị đã có hiểu biết sâu hơn về cách tính giờ làm việc theo ca và những quy định mới nhất của Nhà nước về thời gian làm việc thông thường cũng như thời gian làm thêm giờ. Từ đó, quý người quản trị có thể tính toán số giờ làm việc một cách chính xác nhất, đảm bảo quyền lợi của nhân viên được thực hiện đúng đắn.

Cách chia ca làm việc cho nhân viên chuẩn xác cho nhà quản lý

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797