Bảng chấm công giúp người quản lý theo dõi và tổng hợp bảng công tháng cho từng nhân viên. Nó hỗ trợ việc theo dõi hoạt động chấm công hàng ngày và tổng hợp dữ liệu về công ca, công lễ, tăng ca và làm thêm. Để sử dụng bảng chấm công một cách dễ dàng và nhanh chóng, Ninja sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về từng ký hiệu chấm công để người dùng không gặp khó khăn khi sử dụng.

Các ký hiệu chấm công và ý nghĩa của chúng

I. Giải thích các ký hiệu chấm công

1. Giải thích các cột trên bảng chấm công

Bảng chấm công là một biểu mẫu mà doanh nghiệp sử dụng để quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong suốt một tháng. Đây là cơ sở để tính lương cho từng nhân viên một cách đầy đủ và chính xác nhất. Một bảng chấm công được chia thành nhiều cột khác nhau, mỗi cột thực hiện các chức năng riêng biệt. Dưới đây là một số loại ký hiệu trên bảng chấm công phổ biến mà các doanh nghiệp thường sử dụng:

– Tổng số công: Cột này tính tổng số ngày làm việc mà nhân viên đã hoàn thành trong một tháng, bao gồm cả ngày nghỉ và ngày nghỉ phép.

– Số giờ làm việc: Đây là cột để ghi lại tổng số giờ làm việc mà nhân viên đã được giao trong một tháng. Tiền lương của nhân viên sẽ dựa vào cột này.

– Số phút đi muộn/về sớm: Cột này thể hiện tổng số phút mà nhân viên đi muộn hoặc về sớm trong tháng. Thông tin này sẽ được ghi chép và thống kê trên bảng chấm công để quản lý tính toán lương.

– Số phút vắng mặt: Cột này sẽ ghi lại tổng số phút mà nhân viên vắng mặt trong tháng, bao gồm các loại ngày nghỉ, nghỉ phép, hoặc vắng mặt vì lý do cá nhân.

– Số lần vắng mặt: Cột riêng này sẽ ghi số lần mà nhân viên vắng mặt trong tháng, ảnh hưởng trực tiếp tới tổng số ngày công bị vắng mặt.

Giải thích các cột trên bảng chấm công

– Số công vắng mặt: Đây là tổng số công mà nhân viên vắng mặt không làm việc theo sự phân công trong bảng công việc. Điều này dựa trên số phút và số lần vắng mặt của nhân viên. 

– Quên chốt: Cột này dùng để tính số lần nhân viên có hoạt động nhưng quên chấm công chốt giữa ca trong tháng.

– Nghỉ không lý do: Cột này sẽ ghi nhận những ngày nhân viên được phân công làm việc nhưng không có hoạt động chấm công, tức là nghỉ việc mà không có lý do.

– Công ca: Đây là số công thực tế làm việc (chấm theo phương thức vào/ra) đã được phân vào bảng công việc, không tính đơn từ và ngày phép.

– Công lễ: Ký hiệu nghỉ lễ trong bảng chấm công. Thông thường, những công này sẽ có hệ số lương cao hơn so với các công ngày bình thường.

– Công tác: Số công được tính theo đơn vị công tác.

– Ngày nghỉ (P, KL, TS, KH, TL3, TL1): Các ký hiệu này giải thích lý do nghỉ như: nghỉ có phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ kết hôn hay nghỉ tang lễ,…

– Làm thêm: Nhân viên có thể ở lại làm việc sau giờ làm việc quy định trong bảng công việc, và số giờ làm thêm sẽ được tính bằng số giờ/số công làm thêm của nhân viên trong tháng.

– Tăng ca: Đây là số giờ làm thêm mà nhân viên phải thực hiện nhiều hơn số giờ quy định trong ca/ngày (thường là 8 giờ), được tính theo số giờ/số công tăng ca mà nhân viên làm trong tháng

Giải thích các cột trong bảng chấm công

– Ngày thường: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày làm việc bình thường.

– Ngày nghỉ: Khi nhân viên không có tên trong bảng phân công làm việc thì ngày nghỉ sẽ được tính bằng cách lấy dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày nghỉ (được chứa trong cột có chữ “OFF” trên bảng chấm công).

– Ngày lễ: Dữ liệu làm thêm/tăng ca của nhân viên trong ngày lễ (được kí hiệu bằng “L” trên bảng chấm công).

– Ngày: Dữ liệu tăng ca sẽ được tính theo thời gian làm việc ca ngày.

– Đêm: Dữ liệu tăng ca sẽ được tính cho ca làm việc vào buổi tối.

– Số lần: Dữ liệu số lần tăng ca trong tháng.

– CS, CC, HC: Dữ liệu công việc theo từng ca làm việc (chính sách công việc, chấm công, và hỗ trợ công).

– Ngày chấm công: Số ngày nhân viên thực hiện hoạt động chấm công trong tháng

2. Giải thích các ký hiệu trên bảng chấm công

Các đề mục trên bảng chấm công được thể hiện thông qua các ký hiệu đơn giản, giúp việc tính toán trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Thay vì sử dụng những ký hiệu khó nhớ cho người dùng, bảng chấm công lại sử dụng các ký hiệu gần gũi và quen thuộc như chữ cái, dấu cộng, trừ,… Dưới đây là một số ký hiệu bảng chấm công phổ biến:

– 1: Số công làm việc trong ngày

– VM: Đơn xin vắng mặt đã được duyệt

– CT: Ngày có đơn xin đi công tác đã được duyệt

– OT: Ngày có đơn xin làm thêm ngoài giờ đã được duyệt

– +: Ngày có đơn xin tăng ca đã được duyệt

– OT+: Ngày vừa có đơn xin tăng ca, vừa có đơn xin làm thêm ngoài giờ đã được duyệt

– P: Ngày có đơn xin nghỉ phép đã được duyệt

– CD: Nhân viên có đơn xin chế độ đã được duyệt

– GT: Nhân viên có đơn xin giải trình chấm công đã được duyệt

– DC: Nhân viên có đơn xin đổi ca đã được duyệt

– L: Ngày nghỉ lễ

– QC: Nhân viên quên chốt giữa ca

– x: Các ngày đã được phân ca làm việc. Với các ngày đã qua, x là ngày đã được phân ca nhưng không có hoạt động chấm công (nghỉ không lý do)

Giải thích các ký hiệu trên bảng chấm công

– Ô trắng: Các ngày chưa có ca làm việc hoặc là ngày nghỉ (với trường hợp đã được phân ca)

– Số công màu đỏ: Ngày có hoạt động chấm công đi muộn/về sớm.

– Số công có viền bo đỏ: Nhân viên chấm công sai FaceID (hệ thống nhận dạng khuôn mặt).

– Ngày công bôi vàng: Là các ngày có ca làm việc qua đêm.

– Cột màu xám: Phân biệt thứ 7, chủ nhật với các ngày trong tuần

Giải thích các ký hiệu trên bảng chấm công

– Ký hiệu chấm than màu cam: Ngày có hoạt động điều chỉnh công làm việc đang chờ duyệt.

– Ký hiệu chữ “v” màu xanh: Ngày có hoạt động điều chỉnh công làm việc đã được phê duyệt.

Giải thích các ký hiệu trên bảng chấm công

II. Đơn giản hoá ký hiệu chấm công với app chấm công trên điện thoại Achamcong

Trong thời đại 4.0 hiện nay, các công cụ hỗ trợ chấm công linh hoạt là những sản phẩm mà nhiều nhà quản trị hướng đến. Để đáp ứng tình hình chuyển đổi xu hướng kinh doanh cũng như đối mặt với diễn biến phức tạp từ dịch bệnh, ứng dụng phần mềm Achamcong – chấm công trên điện thoại đã trở thành một giải pháp hữu ích và hiệu quả.

Đơn giản hoá ký hiệu chấm công với app chấm công trên điện thoại Achamcong

1. Achamcong – Giải pháp công nghệ mới cho doanh nghiệp 

Giải pháp công nghệ mới Achamcong đã được ra mắt vào năm 2021, trong bối cảnh đại dịch covid-19 đang bùng phát. Đa số doanh nghiệp đã phải chuyển hướng làm việc từ xa nhằm cứu vớt tình hình. Chính vì vậy, giải pháp công nghệ mới Achamcong ra đời nhằm giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức này.

– Hỗ trợ cho các tổ chức, doanh nghiệp có nền tảng để phát triển các hoạt động khác phục vụ cho mục tiêu phát triển

– Quản lý nhân sự linh hoạt, mọi lúc mọi nơi

– Tiết kiệm thời gian cho bộ phận hành chính nhân sự. Từ đó tập trung vào các mục tiêu quan trọng hơn. Giảm thiểu thời gian xử lý dữ liệu chấm công nhân sự

– Chủ động trong việc theo dõi thông tin chấm công chính xác. Thực hiện các hoạt động viết phiếu yêu cầu, đơn nghỉ phép thuận tiện trên thiết bị di động

2. Các tiện ích chỉ có trên phần mềm Achamcong

Achamcong là ứng dụng hỗ trợ quản lý và thực hiện chính sách nhân sự công nghệ 4.0. Mang đến trải nghiệm chấm công thông minh và chính xác. Phần mềm này được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong quản lý nhân sự từ xa nhờ vào những tính năng đặc biệt:

– Tính năng quản lý tự động sắp xếp ca làm việc hợp lý và hỗ trợ xử lý đơn từ trực tuyến nhanh chóng.

– Gia tăng sức mạnh cho hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.

– Tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên trong quá trình làm việc nhờ khả năng quản lý nhân sự, khen thưởng, và kỷ luật kịp thời.

– Nhiều tính năng ưu việt, đáp ứng tiêu chuẩn công nghệ 4.0 và luôn bắt kịp xu hướng mới nhất.

– Ứng dụng linh hoạt cho mọi trường hợp làm việc cả offline và online. Hơn nữa, nó cung cấp khả năng quản lý dễ dàng cho các chi nhánh khác nhau của doanh nghiệp.

Các các ký hiệu trong bảng chấm công giúp cho việc thao tác trở nên dễ dàng hơn đối với người dùng. Đồng thời, nó giúp tiết kiệm thời gian khi doanh nghiệp hoặc tổ chức có hệ thống đội ngũ nhân viên lớn. Dựa vào bảng chấm công, người đứng đầu tổ chức có thể trả lương cho nhân viên một cách chính xác nhất và tránh được những sai sót không đáng có.

Top 6 phần mềm chấm công online hàng đầu Việt Nam hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA