Bằng cách sử dụng file theo dõi nghỉ phép và phép năm đơn giản, quá trình quản lý nghỉ phép của doanh nghiệp trở nên thuận tiện hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng theo dõi phép năm để đảm bảo rằng nhân viên của họ sẽ được cấp đúng số ngày phép năm. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo cách tạo bảng theo dõi phép năm trong bài viết dưới đây của Ninja.

Cách thiết lập bảng theo dõi phép năm đơn giản, chi tiết

I. Bảng theo dõi phép năm là gì?

Bảng theo dõi phép năm là gì?

Bảng theo dõi phép năm là một công cụ được sử dụng để quản lý số ngày nghỉ phép của tất cả nhân viên trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Bảng này giúp cho người quản lý có khả năng theo dõi số ngày công đi làm đã nghỉ. Đồng thời có thể theo dõi số ngày phép còn lại trên tổng số ngày nghỉ phép hàng năm cho mỗi nhân viên. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tính lương cho nhân viên một cách chính xác và hợp lý.

II. Quy định cần nắm rõ trước khi tạo bảng theo dõi phép năm

Thời gian nghỉ hàng năm thường phụ thuộc vào khoảng thời gian từ khi người lao động bắt đầu làm việc. Đồng thời được tính dựa trên nguyên tắc đầy đủ tháng. Quy định này có thể có sự biến đổi theo địa phương. Tuy nhiên theo các nguyên tắc chung sau đây:

– Tùy theo ngày bắt đầu làm việc

Nếu bắt đầu làm việc trước ngày 16 của tháng (từ ngày 1 đến 15), thời gian này sẽ được tính là 1 tháng đầy. Nếu bắt đầu làm việc sau ngày 16, tháng đó sẽ không được tính (sẽ làm tròn xuống 0).

Quy định cần nắm rõ trước khi tạo bảng theo dõi phép năm

– Dựa trên thâm niên

Người lao động cần làm việc đủ 1 năm (12 tháng) mới được tính là có ngày nghỉ hàng năm. Mỗi tháng thâm niên tiếp theo sẽ được tính thêm 1 ngày nghỉ (1 năm tương ứng với 12 ngày nghỉ). Hơn nữa, mỗi 5 năm làm việc, người lao động sẽ được tính thêm 1 ngày phép năm.

>>> Xem thêm: Cách xử lý nhân viên đi làm muộn hợp tình hợp lý

III. Cách thiết lập bảng theo dõi phép năm cho nhân viên bằng excel

Việc tạo bảng theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên bằng bảng chấm công excel cần tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình này sẽ giúp bạn thu thập đầy đủ và chính xác các số liệu cần thiết để đảm bảo kết quả cuối cùng. Phương pháp này được thực hiện một cách khoa học và không đòi hỏi quá nhiều thời gian để thu thập và xử lý thông tin.

1. Tạo bảng theo dõi phép năm bằng excel phụ (bảng chấm công)

Bảng chấm công là cơ sở quan trọng để giám sát ngày nghỉ phép bằng excel một cách hiệu quả. Điều này có ý nghĩa vì chỉ khi bạn theo dõi hoạt động của nhân viên từng buổi là bạn có thể có được kết quả tổng quan chính xác. Thường thì cách theo dõi ngày công như này sẽ được chia thành các loại như sau:

Tạo bảng theo dõi phụ (bảng chấm công)

– Làm nửa ngày và nghỉ không có phép(X-0).

– Làm đủ ngày(X).

– Nghỉ phép cả ngày trong mức được hưởng(P).

– Làm nửa ngày và nghỉ có phép theo quy định(X-P).

Mỗi buổi, bộ phận nhân sự sẽ cập nhật tình hình đi làm của nhân viên và điền vào bảng. Để hỗ trợ cho việc theo dõi phép năm bằng excel, bạn cần quan tâm tới X-P và P. Qua đó, số hôm nghỉ sẽ được tổng hợp cuối tuần/tháng. Trong bước này, hàm COUNTIF sử dụng tối đa:

– Đếm số công đánh dấu P với mỗi lần quy ước bằng 1 ngày.

– Đếm số buổi có ký hiệu X-P, mỗi lần xuất hiện tương đương 0.5 ngày.

Sau đó, bạn dễ dàng tính được công nghỉ phép đã dùng cho từng người ở thời điểm nhất định. Ví dụ, với hình minh họa ở trên sẽ áp dụng như sau:

=  COUNTIF(D6:AH6, “X-P”)*0.5 + COUNTIF(D6:AH6, “P”)

2. Tính tháng làm việc

Đây là bước quan trọng và phức tạp nhất trong việc theo dõi ngày nghỉ phép bằng excel. Vì người tạo bảng cần phải xem xét, tính toán nhiều tình huống có thể xảy ra. Dưới đây là một ví dụ cùng với công thức tính cho từng hoạt động trong giai đoạn này.

Tính tháng làm việc

Khi đã xác định được các công thức con, bạn chỉ cần tích hợp chúng. Kết quả sẽ tự động tính toán và hiển thị trong cột E. Các nhân viên tiếp theo sẽ thực hiện tương tự.

Tại mỗi thời điểm theo dõi ngày nghỉ phép bằng excel, dữ liệu này sẽ cho ra các kết quả khác nhau. Vì vậy, quản lý nhân sự cần liên tục cập nhật theo thời gian gần nhất.

3. Tính ngày phép năm

Sau khi hoàn thành bước 2 trong quy trình theo dõi ngày nghỉ phép bằng file excel theo dõi phép năm, giai đoạn này trở nên rất đơn giản. Bạn chỉ cần so sánh số tháng làm việc với quy định để tìm tổng số ngày nghỉ phép được hưởng. Hàm LOOKUP sẽ cung cấp một loạt kết quả nhanh chóng, thực hiện như sau:

Tính ngày phép năm

– Lookup_value: Khoanh vùng đối tượng tìm kiếm. Tương ứng với ví dụ minh họa trong ảnh chính là các ô trong cột E, bắt đầu từ E4.

– Lookup_vector: Cột tháng thâm niên trong bảng quy định.

– Result_vector: Cột số ngày được nghỉ đã quy ước.

Để kết quả bảng theo dõi ngày phép bằng excel khả dụng, bạn cần nhớ lưu ý quan trọng. Đó chính là kỹ thuật cố định vùng cần thiết trong bảng quy tắc. Nhờ đó, công thức tạo ra có dạng sau:

F4 = LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13)

4. Theo dõi số ngày nghỉ phép đã dùng và còn lại

Đây là bước cuối cùng trong quy trình tạo bảng theo dõi ngày nghỉ phép bằng excel. Nhìn vào kết quả tổng hợp, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra số ngày đã sử dụng và còn lại. Việc này thực hiện đơn giản vì số liệu cần thiết đã được tính toán sẵn trong ba bước trước. Bạn chỉ cần áp dụng hàm MINUS cho hai yếu tố sau:

– Tổng số ngày nghỉ phép năm.

– Số ngày nghỉ đã sử dụng trong các tháng làm việc tính đến thời điểm hiện tại.

IV. Quản lý bảng theo dõi phép năm bằng phần mềm công nghệ 

Achamcong là một phần mềm chấm công trên điện thoại được phát triển bởi công ty phần mềm Ninja. Ứng dụng này đã giúp doanh nghiệp tự động quản lý việc chấm công và theo dõi các ngày nghỉ của nhân viên một cách thuận tiện. Achamcong cung cấp hỗ trợ cho bộ phận nhân sự trong việc quản lý thông tin liên quan đến ngày nghỉ phép của nhân viên. Từ đó giúp bộ phận nhân sự tối ưu, khoa học, tiết kiệm thời gian hơn, tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí.

Đối với phần mềm này, cả nhà quản lý và nhân viên đều có thể theo dõi số phép năm còn lại trên đó với các bước vô cùng đơn giản dưới đây:

1. Đối với nhân viên

– Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Achamcong

Quản lý bảng theo dõi phép năm bằng phần mềm công nghệ

– Bước 2: Vào mục Tài khoản > Chọn Bảng chấm công tháng > Tại đây, sẽ hiện ra thông tin về số phép năm còn lại.

Bảng theo dõi phép năm bằng phần mềm công nghệ

Đối với nhân viên

2. Đối với quản lý

– Bước 1: Truy cập vào trang quản trị của Achamcong. Sau đó nhập tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

– Bước 2: Vào mục Báo cáo > Chọn Báo cáo nghỉ phép > Tại đây, nhà quản lý sẽ xem được chi tiết số ngày nghỉ phép của tất cả nhân viên

Đối với quản lý

Ngoài việc quản lý ngày nghỉ phép, Achamcong cũng cung cấp chức năng hỗ trợ người dùng làm đơn xin nghỉ phép trực tuyến. Bao gồm viết đơn xin nghỉ phép, đơn xin đi muộn/về sớm, đơn quên chấm công,… Các đơn này sẽ được cấp trên duyệt ngay lập tức trên hệ thống. Thay vì phải viết đơn thủ công hoặc gửi qua email, nhân viên chỉ cần sử dụng ứng dụng để gửi đơn và chờ phê duyệt một cách nhanh chóng. Điều này giúp Achamcong trở thành một ứng dụng quản lý ngày nghỉ phép hiện đại và hữu ích nhất hiện nay.

Dưới đây là các bước thực hiện cách theo dõi phép năm mà Ninja đã giới thiệu, nhằm hỗ trợ việc hợp lý hóa quy trình quản lý nguồn nhân lực. Người dùng chỉ cần dành ít thời gian để cập nhật và sẽ nhận được kết quả một cách nhanh chóng khi cần.

App chấm công trên điện thoại đáng sử dụng nhất hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA