Báo cáo nội bộ chấm công là công việc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng nên có để những quy định chung đã đặt ra được hoàn thiện, thống nhất với nhau. Chính vì lẽ đó, mỗi tổ chức, doanh nghiệp có thể đề ra những quy định cho việc chấm công khác nhau. Điều đó thể hiện rõ tính kỷ luật của công ty. Cùng Ninja phân tích để hiểu rõ hơn loại chứng từ này trong bài viết dưới đây!

Báo cáo nội bộ chấm công là gì? Các hình thức phổ biến nhất

I. Báo cáo nội bộ chấm công là gì?

Báo cáo nội bộ chấm công là tập hợp thông tin được sử dụng bởi bộ phận lãnh đạo hoặc nhân sự để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, các doanh nghiệp tại Việt Nam thường lập báo cáo chấm công theo ngày, tuần hoặc tháng. Ngoài ra, báo cáo nội bộ chấm công cũng có thể được sử dụng để kiểm soát tiến độ của các nhiệm vụ, chương trình hoặc dự án cụ thể.

Báo cáo nội bộ chấm công là gì?

Mục đích của việc làm báo cáo chấm công là để nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thời gian làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, báo cáo chấm công cũng cung cấp căn cứ cho phòng kế toán tính lương cho nhân viên một cách chính xác. Đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

>>> Xem thêm: Cách làm bảng chấm công word dễ dàng, nhanh chóng

II. Các hình thức báo cáo nội bộ chấm công phổ biến

1. Chấm công bằng thẻ giấy

Hình thức chấm công bằng thẻ giấy sẽ lưu các dữ liệu cần thiết qua 2 công cụ chính: máy chấm công và thẻ giấy. Với mỗi lần chấm công, nhân sự cần đưa thẻ giấy được cấp vào máy. Máy sẽ tự động tích hoặc in ngày, giờ cụ thể lên thẻ. Mỗi thẻ này đều đã chia sẵn cột để ghi thông tin giờ vào, ra ứng với các ca làm việc: sáng, chiều, làm thêm giờ. 

Chấm công bằng thẻ giấy

Thông thường một thẻ chấm công bằng giấy sẽ đủ diện tích cho cả 31 ngày. Vì vậy, mỗi tháng nhân viên chỉ cần sử dụng 1 thẻ duy nhất.

2. Chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ

Thẻ từ là phương pháp báo cáo nội bộ chấm công khá phổ biến với doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Hình thức này đòi hỏi công ty phải trang bị máy chấm công thẻ từ và thẻ từ riêng cho từng nhân sự. Mỗi thẻ này sẽ bao gồm mã số và các thông tin cá nhân của người lao động. Mỗi lần chấm công người lao động chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ và thông tin chấm công sẽ được máy lưu lại.

3. Chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công bằng máy chấm công vân tay là một trong những phương pháp phổ biến được sử dụng bởi đa số các công ty trên thị trường hiện nay. Điều này bởi vì máy chấm công vân tay có mức giá thành khá rẻ và dễ dàng trong việc thao tác sử dụng. Máy chấm công vân tay hoạt động dựa trên nguyên lý sinh trắc học để xác định danh tính của mỗi người thông qua việc quét mã vân tay.

4. Chấm công bằng khuôn mặt

Cách thức sử dụng máy chấm công bằng khuôn mặt có độ chính xác cao. Thực tế đây không phải là phát minh quá mới khi sản phẩm được ra đời dựa trên những ưu điểm của máy chấm công sinh trắc học. Nó chỉ nhận được những khuôn mặt nhất định được lưu sẵn trên thiết bị. 

Chấm công bằng khuôn mặt

Báo cáo nội bộ chấm công bằng khuôn mặt gần như giải quyết được phần lớn các vấn đề của các hình thức chấm công khác gặp phải. Tốc độ quét nhanh nhạy, chính xác, kết nối thông minh. Đồng thời dễ dàng đồng bộ hoá dữ liệu lên đám mây lưu trữ, thuận tiện cho việc kiểm tra thông tin,…

III. Các nội dung cần có trong báo cáo nội bộ chấm công

1. Thông tin nhân sự

Thông tin nhân sự là một thành phần không thể thiếu trong hầu hết các báo cáo nội bộ của doanh nghiệp. Trong báo cáo chấm công nội bộ, chỉ cần ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người lao động là đủ. Không cần đi vào các chi tiết như ngày bắt đầu làm việc, tên chi nhánh hay bộ phận. Tuy nhiên, có thể bổ sung thêm thông tin mã nhân viên để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2. Thời gian chấm công

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách trình bày mục này khác nhau để phù hợp với hình thức chấm công tại nơi làm việc. Nếu chấm công theo tháng, trong bảng chấm công sẽ hiển thị 31 cột tương ứng với số ngày trong mỗi tháng. Nếu chấm công theo giờ, trong mỗi cột ngày sẽ có thêm các cột nhỏ để ghi giờ vào làm, giờ tan làm, số phút đi trễ hoặc về sớm.

3. Đăng ký lịch nghỉ phép

Phần thông tin này áp dụng cho các công ty lập báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng. Nghỉ phép, nghỉ không lương, và nghỉ lễ là ba yếu tố nằm trong danh mục ngày nghỉ. Sau khi người lao động đăng ký với phòng nhân sự về việc nghỉ phép cá nhân, thông tin này sẽ được cập nhật vào bản báo cáo.

Các nội dung cần có trong báo cáo nội bộ chấm công

4. Giờ làm thêm

Giờ làm thêm, còn được gọi là OT (overtime), là một phần thông tin thường được xem xét và báo cáo riêng biệt trong một số doanh nghiệp có chính sách làm thêm giờ. Phần này thường được chia thành các cột nhỏ như: Thứ bảy/ Chủ nhật, ngày lễ/Tết, làm việc ban đêm, tương ứng với thời gian làm thêm ngoài giờ của nhân viên.

5. Các điều chỉnh/Ghi chú nếu có

Các thay đổi bất ngờ trong quá trình chấm công hoặc các sự thay đổi về nhân sự như khi nhân viên kết thúc hợp đồng sẽ được cập nhật tại mục này.

Thỉnh thoảng, trong quá trình sử dụng các thiết bị hoặc ứng dụng chấm công, có thể xảy ra lỗi hệ thống dẫn đến việc nhân viên chấm công nhưng thông tin không được ghi nhận. Trong trường hợp này, nhân viên cần thông báo kịp thời cho người quản lý trực tiếp hoặc cấp trên phụ trách để không bị ảnh hưởng đến quyền lợi lao động.

6. Tổng ngày/ Giờ làm việc

Đây là cột cuối cùng của báo cáo chấm công nội bộ. Cột này có thể được đặt trước hoặc sau cột Ngày nghỉ phép. Người quản lý nhân sự nhập dữ liệu vào cột này và sau đó xác định và xác nhận thời gian làm việc thực tế của nhân viên.

IV. Ứng dụng phần mềm tăng độ chính xác cho báo cáo nội bộ chấm công

1. Lợi ích của việc chấm công bằng phần mềm

Hiểu được những khó khăn của nhân sự khi phải lập báo cáo nội bộ chấm công bằng phương pháp thủ công, công ty phần mềm Ninja đã ra mắt Achamcong. Dưới đây là những lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Achamcong:

– Lập báo cáo chấm công tự động giúp nhân viên HR tiết kiệm thời gian, không còn phải nhập dữ liệu và làm báo cáo bằng tay.

– Dữ liệu được đảm bảo sự chính xác và trình bày khoa học, rõ ràng.

– Tính bảo mật cao giúp tránh mất dữ liệu.

– Nhà quản lý có thể xem báo cáo nội bộ chấm công mọi lúc, mọi nơi và trên nhiều thiết bị khác nhau.

Ứng dụng phần mềm tăng độ chính xác cho báo cáo nội bộ chấm công

2. Những tính năng nổi bật nhất của phần mềm Achamcong

Achamcong từ khi ra mắt đã nhận được lòng tin của nhiều doanh nghiệp trên khắp cả nước nhờ vào những tính năng nổi bật sau:

– Chấm công nhận diện khuôn mặt tự động

Nhân viên có thể chấm công thông qua phần mềm chấm công bằng khuôn mặt Achamcong trên điện thoại hoặc qua hệ thống camera AI tại nơi làm việc.

– Xem bảng chấm công cá nhân dễ dàng

Mỗi nhân viên có thể xem bảng chấm công hàng ngày của mình, kiểm tra ngay xem đã chấm công đúng cách hay chưa. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi bảng chấm công của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng hơn.

– Thiết lập và quản lý ca làm việc thông minh

Công ty có thể thiết lập ca làm việc cho từng nhân viên dựa trên chi nhánh, địa điểm, hoặc phòng ban. Điều này giúp quản lý việc chấm công dễ dàng, ngay cả khi nhân viên không làm việc tại văn phòng.

– Quản lý đơn từ trực tuyến

Nhân viên có thể thực hiện các đơn từ trực tuyến qua ứng dụng điện thoại. Sau đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng duyệt đơn. Tính năng này thay thế quy trình giấy tờ phức tạp và tiết kiệm thời gian.

– Tự động tạo báo cáo nhanh chóng

Dữ liệu chấm công hàng ngày được tự động ghi nhận và tổng hợp thành báo cáo. Nhân viên HR không cần phải tốn thời gian làm báo cáo chấm công. Tính năng này giúp giảm thiểu công việc và tối ưu hóa việc quản lý nhân sự.

Trên đây là những phân tích liên quan đến báo cáo nội bộ chấm công dành cho các công ty, tập đoàn mà bạn có thể tham khảo và áp dụng. Hãy xem bài viết này của Ninja để tìm được hình thức báo cáo nội bộ chấm công phù hợp nhất nhé!

App chấm công trên điện thoại đáng sử dụng nhất hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA