Hiện nay, nhiều bộ phận nhân sự đang đối mặt với khó khăn khi thực hiện quá trình chấm công theo ca cho nhân viên. Điều này xuất phát từ sự khác biệt về thời gian làm việc của mỗi người mà không có một mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn. Để giải quyết vấn đề này, phần mềm Ninja sẽ cung cấp cho bạn một mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất năm 2024. Đồng thời, đề xuất giải pháp để quá trình chấm công hàng ngày không còn là “nỗi ám ảnh” đối với bộ phận nhân sự.

I. Mẫu bảng chấm công theo ca là gì?

Bảng chấm công theo ca đóng vai trò quan trọng trong quản lý nhân sự và tính lương. Được sử dụng trong các doanh nghiệp áp dụng hệ thống làm việc theo 2 – 3 ca mỗi ngày, với mỗi ca làm việc kéo dài 8 tiếng hoặc theo sắp xếp cụ thể của doanh nghiệp. Bảng chấm công này giúp ghi chép đầy đủ thời gian làm việc của từng nhân viên theo từng ca làm việc.

Mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất, chuẩn form 2024

Việc chấm công theo ca thường diễn ra theo cách như sau: Người lao động chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca làm việc của mình. Trong quá trình làm việc, họ cũng có thể thực hiện giờ làm thêm. Thời gian này sẽ được tính vào tổng số giờ làm thêm. Nhiều doanh nghiệp cho phép người lao động linh hoạt thay đổi ca làm việc trong ngày, trong tuần và trong tháng.

Bên cạnh đó, có nhiều loại bảng chấm công nhân viên khác như chấm công theo giờ, chấm công theo ngày. Lựa chọn loại bảng chấm công phù hợp thường phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của doanh nghiệp.

II. Mẫu bảng chấm công theo ca mới nhất hiện nay

Để tối ưu hóa quá trình xây dựng bảng chấm công theo ca và đạt được hiệu suất tốt nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu bảng chấm công theo ca dưới đây:

1. Mẫu 1

Mẫu 1 bảng chấm công theo ca

2. Mẫu 2

Mẫu 2 bảng chấm công nhân viên theo ca

3. Mẫu 3

Mẫu 3 bảng chấm công nhân viên theo ca

4. Mẫu 4

Mẫu 4 bảng chấm công nhân viên theo ca

III. Những lưu ý khi xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca

Chấm công tính lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Hãy tham khảo các lưu ý khi xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca dưới đây:

Những lưu ý khi xây dựng mẫu bảng chấm công theo ca

1. Những tiêu chí cần có trong bảng chấm công theo giờ và theo ca

– Thông tin nhân viên (Tên + mã nhân viên)

– Ngày chấm công

– Giờ ra/vào

– Trong ngày đó nhân viên làm ca nào và làm việc bao nhiêu giờ trong 1 ca

– Trong ca đó nhân viên làm thêm bao nhiêu giờ

– Tổng số giờ làm việc chính thức

– Tổng số giờ làm việc tăng ca

– Ngoài yếu tố giờ làm, cần phải xác định các yếu tố khác như: nghỉ phép, không nghỉ phép, nghỉ chế độ,…

2. Lưu ý khác

– Trong 1 ngày có thể chia làm 2 – 3 ca làm việc, mỗi ca làm 8 tiếng

– Nhân viên có thể luân chuyển các ca làm theo tuần, tháng

– Trong mỗi ca nhân viên có thể làm thêm giờ ngay trong ca đó

– Một ngày nhân viên chỉ làm chính thức 1 ca, còn lại thời gian vượt quá sẽ tính là làm thêm giờ

IV. Những khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng phương pháp chấm công truyền thống

Sự phát triển của doanh nghiệp thường đi đôi với sự mở rộng của cơ cấu nhân sự. Trong trường hợp các công ty có đội ngũ nhân sự đông đúc, đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người như hiện nay, phương pháp chấm công truyền thống bằng Excel đã bộc lộ nhiều hạn chế:

Khó khăn của phương pháp chấm công truyền thống

– Việc quản lý một lượng lớn dữ liệu tốn nhiều thời gian và dễ gặp sai sót khi tổng hợp bảng công.

– Khả năng theo dõi quỹ nghỉ phép và nghỉ bù của nhân viên trở nên khó khăn.

– Nhân viên khó theo dõi công ca cá nhân và việc nhớ lịch làm việc của mình cũng gặp khó khăn.

– Thường xuyên phải giải quyết khiếu nại liên quan đến ngày công, ngày phép, đặc biệt là vào cuối tháng, đòi hỏi nhiều thời gian và nhân lực.

– Tình trạng gian lận và các vấn đề cảm tính trong chấm công vẫn diễn ra, đặc biệt là ở các chi nhánh sử dụng chấm công thủ công qua Excel hoặc điểm danh.

Đã đến lúc doanh nghiệp nên tự động hóa quy trình chấm công bằng giải pháp chấm công 4.0 – Achamcong. Phần mềm chia ca làm việc cho nhân viên Achamcong là một bộ công cụ xuất sắc, hoàn hảo cho việc đáp ứng đầy đủ tính linh động, đa dạng và sự thay đổi liên tục trong chính sách chấm công của doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0 hiện nay.

Phần mềm chấm công nhân viên Achamcong

Bằng cách số hóa đơn từ và kết nối tự động với các dòng máy chấm công, hệ thống sẽ giảm bớt thời gian tổng hợp dữ liệu quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

– Tự động hóa sắp xếp ca làm việc một cách chuyên nghiệp

Công cụ này cho phép nhân viên đăng ký ca làm trực tiếp qua ứng dụng, nhanh chóng và thuận tiện. Tất cả các hoạt động như sắp xếp và phân ca được phần mềm thực hiện tự động.

– Chấm công bằng khuôn mặt chỉ đơn giản trong 1 bước

Việc ghi nhận thời gian làm việc trên ứng dụng chấm công trực tuyến trên điện thoại chỉ mất vài giây. Quy trình này không đòi hỏi tiếp xúc trực tiếp và giúp ngăn chặn lây nhiễm chéo.

– Giải quyết khó khăn trong quản lý nhân sự

Ngay cả khi làm việc trực tuyến, nhờ công nghệ camera AI, nhà quản trị vẫn có khả năng quản lý hiệu quả giờ làm việc của nhân viên. Điều này giúp đưa ra quyết định thưởng hoặc phạt một cách chính xác.

– Quản lý đơn đơn giản hóa

Loại bỏ nhiều bước không cần thiết trong việc xử lý các đơn xin nghỉ phép, đơn xin đi muộn, công tác, hay gặp khách hàng. Nhân viên không cần phải đi qua nhiều phòng ban khác nhau, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển.

– Tổng hợp bảng công thành file Excel vào cuối mỗi tháng

Đơn giản hóa quá trình tổng hợp bảng công, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho bộ phận nhân sự.

– Quản lý truyền thông nội bộ

Phần mềm sẽ hiển thị kết quả xếp hạng chấm công vào cuối tháng để tôn vinh những người làm việc chăm chỉ, đúng giờ, đồng thời nhắc nhở những người đi làm muộn. Điều này hỗ trợ nhân viên duy trì sự chuyên cần trong công việc.

Kết luận: Dưới đây là tất cả thông tin về mẫu bảng chấm công theo ca mà nhà quản trị có thể tham khảo. Chúng tôi hy vọng rằng doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra một bảng chấm công theo ca chuyên nghiệp để tối ưu hóa quy trình tính lương.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Liên hệ ngay!

Hotline: 0967.922.911

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797