Trong mỗi doanh nghiệp, để đảm bảo tính công bằng và bảo vệ quyền lợi của nhân viên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự đều thiết lập một hệ thống quy trình chấm công và tính lương nội bộ. Đảm bảo tính công khai, minh bạch và hiệu quả. Vậy quy trình chấm công và tính lương trong doanh nghiệp bao gồm những yếu tố nào? Hãy cùng Ninja theo dõi thông qua bài viết dưới đây.

Tìm hiểu về quy trình chấm công chính xác nhất cho doanh nghiệp

I. Quy trình chấm công là gì?

Quản lý chấm công là một nhiệm vụ quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Đơn giản, chấm công là quá trình ghi nhận sự hiện diện hàng ngày của nhân viên tại nơi làm việc. Bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.

Quy trình chấm công là gì?

Quản lý chấm công và ngày nghỉ là trách nhiệm của bộ phận quản lý nhân sự để ghi nhận thông tin về số ngày làm việc thực tế. Đồng thời đối chiếu với lịch nghỉ của từng nhân viên, bao gồm nghỉ phép, nghỉ lễ và nghỉ không lương…

Bất kỳ quy trình quản lý nào đều cần tuân theo một bộ nguyên tắc nhằm đảm bảo sự suôn sẻ trong hoạt động. Quản lý chấm công cũng không ngoại lệ. Để quản lý chấm công và ngày nghỉ hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập những quy định cơ bản sau:

– Quy định thời điểm chấm công hàng ngày.

– Quy định chấm công bù cho trường hợp quên chấm công/không chấm công.

– Quy định về chấm công đến muộn và về sớm.

– Quy định về thời gian khai báo, xin đến muộn hoặc nghỉ phép.

– Quy định về thưởng và phạt về tình hình chuyên cần.

Những quy tắc chấm công chính xác và rõ ràng phản ánh tính chuyên nghiệp và kỷ luật của tổ chức. Hơn nữa còn bảo vệ quyền lợi của cả nhân viên và doanh nghiệp.

II. Quy trình chấm công chuẩn xác nhất

Quy trình chấm công chuẩn xác nhất

Quy trình cơ bản được chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin để xây dựng quy trình chấm công nhân viên phù hợp với doanh nghiệp của mình. Bao gồm các bước như sau:

1. Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Để thực hiện quy trình chấm công và tính lương cho nhân viên, doanh nghiệp cần có dữ liệu của mỗi nhân viên. Bao gồm các thông tin về chế độ lương được quy định trong hợp đồng lao động cùng với các thông tin khác liên quan. Điều này đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho các bước tiếp theo và đóng góp vào việc xây dựng một quy trình chấm công chuẩn mẫu.

2. Thực hiện chấm công

Quá trình chấm công diễn ra hàng ngày trong hoạt động của doanh nghiệp. Nhân viên cần thực hiện việc chấm công để ghi nhận thời gian đến và đi. Có nhiều phương pháp chấm công được sử dụng, bao gồm sử dụng vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc sử dụng ứng dụng chấm công trên điện thoại di động.

3. Tổng hợp, đối chiếu xác nhận công

Việc tổng hợp phiếu chấm công và các chứng từ liên quan là một bước quan trọng và thuận lợi trong việc so sánh và đối chiếu thông tin. Đồng thời tính toán chính xác các loại chi phí cho bộ phận kế toán. Điều này yêu cầu mức độ chính xác cao và sự cẩn thận.Vì vậy đó là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống chấm công.

4. In và kiểm tra bảng lương

Sau khi hoàn thành quá trình tính lương, nhân viên chịu trách nhiệm in bảng lương. Họ cũng cần kiểm tra nó dựa trên các yếu tố khác nhau. Bao gồm loại công tăng/giảm dựa trên số ngày làm việc trong tháng và mức thu nhập trung bình của từng bộ phận.

Sau khi kiểm tra, nhân viên tính lương sẽ chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự để xem xét và ký xác nhận. Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm trình bảng lương cho Giám đốc xem xét và phê duyệt.

5. Trả lương

Sau khi tiến hành tính toán và chuẩn bị lương, thủ quỹ hoặc bộ phận kế toán sẽ phân phát lương cho nhân sự. Mỗi cá nhân sẽ cần xác nhận đã nhận được tiền lương. Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến số tiền, hai bên sẽ họp để giải quyết và xử lý ngay tại thời điểm đó.

6. Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Trong quy trình chấm công và tính lương, bước cuối cùng là hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ. Sau khi đã thực hiện thanh toán tiền lương cho nhân viên, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách. Đồng thời lưu trữ toàn bộ hồ sơ trên hệ thống.

III. Lưu ý đối với quy trình chấm công của nhân viên

Doanh nghiệp cần thiết lập những quy định rõ ràng về quy trình chấm công. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp kỷ luật khi nhân viên vi phạm quy trình.

Lưu ý đối với quy trình chấm công của nhân viên

Quy trình chấm công phải được thực hiện một cách minh bạch và rõ ràng. Nếu người lao động phát hiện rằng giờ công của mình bị thiếu sót, họ phải nộp đơn đề nghị xác nhận chấm công theo quy định ngay lập tức. Từ đó bộ phận nhân sự có thể xác nhận và điều chỉnh.

IV. Achamcong – Phần mềm quản lý quy trình chấm công hiện đại nhất hiện nay

AChamcong là một trong những giải pháp chấm công nhận diện khuôn mặt thông minh hàng đầu hiện nay tại Việt Nam. Không chỉ dừng lại ở việc điểm danh hàng ngày, mà nó còn cung cấp phần mềm hỗ trợ nhà quản lý trong việc quản lý chấm công. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây và trí tuệ nhân tạo.

Achamcong – Phần mềm quản lý quy trình chấm công hiện đại nhất hiện nay

Với AChamcong, bộ phận nhân sự và doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động chấm công. Đồng thời tối ưu hóa mọi nguồn lực chi phí để tập trung vào phát triển tài nguyên con người.

Để giảm thiểu gánh nặng cho bộ phận nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương. Với sự trợ giúp của phần mềm, mọi quy trình chấm công hay tính lương đều được tự động hóa. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong quy trình chấm công đối với nhân viên của doanh nghiệp mình.

Achamcong – Giải pháp chấm công bằng Camera AI hiện đại nhất 2023

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA