Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Team Marketing 08/06/2023

Dữ liệu nhân sự được coi là tài sản của doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý hồ sơ nhân sự là một khâu quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ nhân sự giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về thông tin cá nhân của nhân sự. Vậy hồ sơ nhân sự là gì? Có những nội dung gì trong đó? Hãy tham khảo trong bài viết sau đây của Ninja.

Hồ sơ nhân sự là gì? Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Nội dung trang

I. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảo hiểm, lịch sử công tác, lương thưởng,… của một người lao động trong một tổ chức, cơ quan hoặc doanh nghiệp. Dựa trên hồ sơ nhân viên, bộ phận nhân sự có thể thực hiện các tác vụ tính toán như lập bảng lương và lập bảng chấm công.

Hồ sơ nhân sự là gì?

Tất cả các thông tin trong hồ sơ nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Những hồ sơ này được sử dụng để tính toán bảng lương và bảng chấm công. Do đó, cần phải bảo quản cẩn thận hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp để đảm bảo sự an toàn và đáng tin cậy.

II. Hồ sơ nhân sự bao gồm những nội dung gì?

Doanh nghiệp cũng cần nắm rõ những nội dung cần thiết trong hồ sơ nhân sự. Cụ thể sẽ bao gồm những nội dung như sau:

1. Đối với người lao động ở trong thời gian thử việc

Bình thường, hồ sơ cần bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Đơn xin việc.

– Sơ yếu lý lịch của người lao động.

– Bản sao công chứng của giấy chứng minh thư nhân dân của người lao động.

– Các bằng cấp của người lao động, được công chứng bản sao.

– Nếu người lao động là người nước ngoài và làm việc trong công ty. Cần chuẩn bị các giấy tờ bổ sung như visa lưu trú còn hạn và giấy phép làm việc tại Việt Nam.

Đối với những trường hợp người lao động trong công ty có độ tuổi từ 15 đến 18 tuổi, bên sử dụng lao động cần đảm bảo rằng đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và có bằng chứng bằng văn bản.

Hồ sơ nhân sự bao gồm những nội dung gì?

2. Người lao động có độ tuổi dưới 15

Nếu doanh nghiệp sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15. Trong hồ sơ cần phải đảm bảo những giấy tờ như:

– Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu photo công chứng của người đại diện theo pháp luật của người lao động

– Văn bản đồng ý để người đại diện theo pháp luật đứng ra giao kết hợp đồng cho mình của người lao động dưới 15 tuổi

Khi doanh nghiệp đã thu thập đầy đủ toàn bộ những loại giấy tờ này coi như đã đủ điều kiện lưu trữ.

3. Hồ sơ nhân sự của người lao động chính thức

Khi người lao động trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, họ cần bổ sung các giấy tờ vào hồ sơ thử việc đã nộp trước đó. Những giấy tờ cần thiết và phát sinh trong quá trình làm việc bao gồm:

– Hợp đồng lao động chính thức, được doanh nghiệp soạn thảo và yêu cầu chữ ký đầy đủ từ người lao động và người sử dụng lao động.

– Các khoản bảo hiểm mà doanh nghiệp sẽ đóng cho người lao động. Với mức đóng phụ thuộc vào phần tiền lương hàng tháng của người lao động.

– Phụ lục trong hợp đồng lao động.

– Quyết định về thăng cấp và tăng lương cho người lao động sẽ được doanh nghiệp đưa ra.

– Các giấy tờ phát sinh liên quan đến người lao động phải được lưu trữ thành hai bản với đầy đủ chữ ký của cả hai bên. Đồng thời được lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp

III. Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Để đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân sự lâu dài và dễ dàng khai thác trong file lưu hồ sơ nhân sự, bạn cần thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học.

Giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

1. Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Dưới đây là các giải pháp hữu ích để sắp xếp hồ sơ nhân sự mà bạn có thể áp dụng:

– Sắp xếp theo thời gian

Bạn có thể sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian diễn ra sự việc trong hồ sơ. Để tìm kiếm dễ dàng, hãy chú ý ghi chú thời điểm một cách cẩn thận.

– Sắp xếp theo mẫu tự

Dựa trên thứ tự mẫu tự, bạn có thể sắp xếp hồ sơ nhân sự. Ví dụ, có thể sắp xếp theo thứ tự Thiệp mời, Thư từ, Tiếp thị.

– Sắp xếp theo tính chất

Dựa trên tính chất của hồ sơ như hồ sơ mật, hồ sơ thông thường. Hồ sơ cần bảo mật hoặc hồ sơ chưa được giải quyết, đang giải quyết, đã được giải quyết,…

Đây là những phương pháp giúp bạn sắp xếp hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và tiện lợi.

2. Phân loại hồ sơ nhân sự

Thông thường hồ sơ nhân sự sẽ được phân loại thành các nhóm chính sau:

– CV xin việc, đơn xin việc

– Thông tin hồ sơ của nhân viên

– Bảng lương và quyền lợi của nhân viên

– Chứng chỉ, bằng cấp và những thông tin xác thực của nhân viên

– Các tài liệu quản lý hiệu suất của nhân viên

3. Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ trong một vị trí cụ thể là quan trọng để tìm kiếm và truy cập nhanh chóng và thuận tiện. Cách hiệu quả nhất để đạt được điều này là tạo một bản liệt kê hệ thống và sơ đồ của đơn vị một cách có tổ chức. Điều quan trọng khác khi lưu trữ hồ sơ là thực hiện kiểm tra định kỳ để bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và kịp thời.

Như vậy, thông qua bài viết trên, bạn đã nắm được khái niệm về hồ sơ nhân sự và những yếu tố cần có trong hồ sơ. Hy vọng rằng những chia sẻ trên đã giúp bạn chuẩn bị một hồ sơ nhân sự đầy đủ và chất lượng khi tham gia làm việc tại các doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!