Đơn từ là một thành phần quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần. Tuy nhiên, quản lý đơn từ bằng giấy tờ thủ công có thể dẫn đến mất thông tin và tăng chi phí thời gian. Thay vào đó, các doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống quản lý đơn từ để tiết kiệm thời gian hơn. Bài viết sau đây phần mềm Ninja sẽ chia sẻ cho bạn về hướng dẫn quản lý đơn từ một cách chi tiết nhất.

I. Các tính năng chính nổi bật của phần mềm Achamcong

App chấm công cá nhân Achamcong đã tích hợp những công nghệ tiên tiến nhất hiện nay. Điều này giúp các doanh nghiệp vượt qua nhược điểm của các phương pháp chấm công truyền thống.

Achamcong cũng là một phần mềm quản lý nhân sự tự động, chuyên nghiệp phục vụ cho đa dạng doanh nghiệp. Phần mềm này hỗ trợ quản lý nhân sự, ca làm việc, cũng như hỗ trợ truyền thông nội bộ. Giúp tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hiệu quả.

Achamcong – Phần mềm hỗ trợ quản lý đơn từ

Trước khi tìm hiểu về các tính năng quản lý đơn từ, việc hiểu rõ về các tính năng chính của sản phẩm sẽ giúp bạn sử dụng phần mềm một cách thuận tiện hơn. Dưới đây là những tính năng chính mà Achamcong mang lại:

– Quản lý chấm công: Phần mềm sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt qua camera AI. Điều này giúp quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, chỉ mất từ 1-2 giây.

– Quản lý đơn từ: Nhân viên có thể thực hiện việc lập đơn trực tuyến ngay trên ứng dụng Achamcong trên điện thoại. Điều này giảm thiểu sự sử dụng giấy tờ và giảm độ phức tạp về thủ tục. Đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng xét duyệt đơn từ chỉ với vài thao tác trên phần mềm.

– Quản lý ca làm việc: Nhân viên có thể tự đăng ký ca làm việc trên ứng dụng điện thoại. Sau đó phần mềm sẽ tự động xếp ca và phân chia công việc một cách hợp lý.

– Quản lý báo cáo: Phần mềm hỗ trợ tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo tự động. Điều này giúp người quản lý chấm công dễ dàng xem các loại báo cáo. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc làm báo cáo và quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

– Hỗ trợ truyền thông nội bộ: Achamcong liên tục cập nhật thông tin và gửi thông báo ngay lập tức tới nhân viên qua ứng dụng trên điện thoại. Nhờ đó, nhân viên có thể cập nhật kịp thời về tình hình chấm công cá nhân và nhận thông tin quan trọng từ doanh nghiệp.

II. Hướng dẫn quản lý đơn từ trên phần mềm Achamcong chi tiết

Phân hệ đơn từ của Achamcong là một công cụ số hóa toàn bộ quy trình và mẫu đơn hành chính, hỗ trợ nhà quản lý xử lý đơn từ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hệ thống sẽ tự động cập nhật công việc của nhân sự khi có đơn từ phát sinh.

Hướng dẫn quản lý đơn từ trên Achamcong chi tiết cho nhà quản lý

1. Hướng dẫn quản lý và theo dõi nghỉ phép

– Cách tạo đơn xin nghỉ phép

Để tạo đơn xin nghỉ phép công ty trên phần mềm chấm công camera AI, bạn bấm vào Quản lý đơn từ > Đơn xin nghỉ làm và điền thông tin trong các ô như sau:

+ Loại đơn: chọn số ngày nghỉ

+ Nhân viên: nhập tên nhân viên xin nghỉ

+ Ca xin nghỉ: thời gian nghỉ

+ Loại xin nghỉ: bệnh tật, ốm đau, thai sản, phép năm…

Nhấn “Lưu” sau khi điền đầy đủ thông tin.

Cách tạo đơn xin nghỉ phép

– Theo dõi nhân viên xin nghỉ phép

Lý do nghỉ và danh sách nhân viên xin nghỉ phép sẽ xuất hiện trong mục Quản lý đơn từ. Người quản lý có thể dễ dàng duyệt hoặc từ chối các đơn từ của nhân viên.

2. Hướng dẫn quản lý và theo dõi đi trễ/về sớm

– Cách tạo đơn đi muộn, về sớm

Đối với nhà quản lý, việc tạo đơn xin đi muộn về sớm trở nên đơn giản chỉ sau vài thao tác. Tại mục Quản lý đơn từ, người quản lý có thể tạo đơn cho bản thân hoặc cho nhân viên một cách nhanh chóng.

Chọn Quản lý đơn từ > Đơn đi muộn, về sớm và điền đầy đủ thông tin vào các trường như sau:

+ Loại đơn: Xin đi trễ, về sớm

+ Tên nhân viên: Nhập tên nhân viên cần xin

+ Ngày, giờ xin: Điền ngày, giờ muốn xin đi trễ, về sớm

+ Tiêu đề, lý do xin

+ Trạng thái: Chấp nhận, chờ duyệt, đang chờ

Cách tạo đơn đi muộn, về sớm

– Theo dõi nhân viên xin đi muộn, về sớm

Lý do nghỉ và danh sách nhân viên xin nghỉ sẽ xuất hiện trong mục Quản lý đơn từ. Người quản lý có thể phê duyệt hoặc từ chối đơn xin nghỉ của nhân viên chỉ bằng một cú click chuột, giúp quá trình quản lý trở nên dễ dàng và thuận tiện.

Theo dõi nhân viên xin đi trễ, về sớm

Bạn có thể dễ dàng, sửa, xóa các lý do mặc định của hệ thống.

3. Hướng dẫn quản lý và theo dõi công tác/ra ngoài

– Cách tạo đơn xin đi gặp khách hàng

Ngoài việc theo dõi nhân viên xin đi trễ, về sớm, hoặc nghỉ phép, nhà quản lý còn có thể theo dõi nhân viên khi họ rời đi. Chẳng hạn như khi họ đi gặp khách hàng một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Để thực hiện điều này, bạn có thể chọn mục Quản lý đơn từ > Đơn đi gặp khách hàng và điền đầy đủ thông tin trong các ô như sau:

+ Nhân viên: Nhập tên nhân viên cần theo dõi.

+ Ngày, thời gian xin: Chọn ngày và thời gian nhân viên xin phép đi ra ngoài.

+ Nội dung, ghi chú: Nhập nội dung chi tiết về lý do và mục đích của chuyến đi ra ngoài.

+ Trạng thái đơn: Chọn trạng thái hiện tại của đơn (chờ duyệt, chấp thuận, từ chối).

+ Địa chỉ gặp khách hàng: Nhập địa chỉ nơi nhân viên sẽ gặp khách hàng.

Khi đã hoàn thành thông tin, bạn có thể chọn OK để gửi đơn.

Cách tạo đơn xin đi gặp khách hàng

– Theo dõi nhân viên công tác, ra ngoài

Trong phần Quản lý đơn từ, người quản lý có khả năng theo dõi một danh sách nhân viên đã rời đi hoặc xin đi gặp khách hàng một cách thuận lợi. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa các lý do mặc định của hệ thống.

Theo dõi nhân viên công tác, ra ngoài

4. Hướng dẫn quản lý và theo dõi quên chấm công

– Cách tạo đơn quên chấm công

Để tạo đơn xin quên chấm công, bạn nhấp vào Quản lý đơn từ > Đơn quên chấm công và điền đầy đủ thông tin trong khung như sau:

+ Loại đơn: quên check-in, quên check-out

+ Nhân viên: Chọn tên nhân viên từ danh sách

+ Ngày, thời gian xin: Chọn ngày, thời gian quên chấm công

+ Nội dung, ghi chú: Nhập nội dung xin quên chấm công

+ Trạng thái đơn: chờ duyệt, chấp thuận, từ chối

Khi đã hoàn thành thông tin, nhấp vào Lưu để gửi đơn.

Cách tạo đơn quên chấm công

– Theo dõi nhân viên quên chấm công

Trong phần Quản lý đơn từ, người quản lý có thể theo dõi một cách thuận tiện danh sách nhân viên quên check-in, check-out. Bạn cũng có thể dễ dàng chỉnh sửa hoặc xóa các lý do mặc định của hệ thống.

Theo dõi nhân viên quên chấm công

Kết luận: Hy vọng rằng bài viết về hướng dẫn quản lý đơn từ có thể giúp người quản lý tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình theo dõi và quản lý nhân viên một cách nhanh chóng và thuận tiện.