Làm việc từ xa đang trở thành xu hướng phổ biến trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ. Chỉ cần sử dụng thiết bị kết nối internet, mọi người có thể linh hoạt giải quyết công việc cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc làm từ xa mang đến cả những ưu và nhược điểm đối với doanh nghiệp. Hãy cùng phần mềm Ninja tìm hiểu làm việc từ xa là gì và các phần mềm làm việc từ xa hiệu quả dưới đây.

I. Làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là một phong cách làm việc cho phép các chuyên gia thực hiện công việc mà không cần phải có mặt trong môi trường văn phòng truyền thống. Nó dựa trên ý tưởng rằng công việc có thể được thực hiện thành công mà không phụ thuộc vào một địa điểm cụ thể.

Làm việc từ xa là gì? 

Nhân viên làm việc từ xa có thể thực hiện dự án và đạt được mục tiêu của họ ở bất kỳ đâu họ muốn. Họ có thể linh hoạt tự thiết kế lịch trình làm việc của mình để cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và sự nghiệp. Đồng thời tận dụng hết khả năng và sống cùng nhau một cách hòa bình.

Đã có một sự thay đổi mô hình văn hóa trong nơi mà xã hội coi là một nơi làm việc thích hợp và công việc từ xa đã tận dụng được sự tự do mới hình thành đó.

>>> Xem thêm: Cách quản lý nhân sự từ xa mang lại hiệu quả làm việc gấp đôi 

II. Các mô hình làm việc từ xa phổ biến nhất hiện nay

Hiện nay trên thế giới có hai phương pháp làm việc từ xa phổ biến là làm việc từ xa toàn phần và làm việc từ xa không toàn phần. Liệu có sự khác biệt nào giữa hai phương pháp này không? Và hiện tại có bao nhiêu mô hình được nhiều người sử dụng?

Các mô hình làm việc từ xa phổ biến nhất hiện nay

1. Làm việc từ xa hoàn toàn

Với mô hình này, doanh nghiệp sẽ không phải chi trả chi phí cho việc thuê mặt bằng, điện, nước, internet,… Toàn bộ nhân viên sẽ được phép làm việc tại bất kỳ thời điểm hoặc địa điểm nào họ mong muốn. Hiện nay, có hai mô hình làm việc từ xa hoàn toàn, bao gồm:

– Làm việc từ xa khác biệt về thời gian (Fully Remote – Asynchronous)

Mô hình này thích hợp cho các công ty có nhiều nhân viên đặt cư trú tại nhiều quốc gia hoặc khu vực khác nhau. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời điểm nào họ mong muốn. Công việc được giao liên tục với các deadline cụ thể.

– Làm việc từ xa đồng bộ (Fully Remote – Synchronous)

Ngược lại với mô hình trước đó, các nhân viên trong mô hình này sẽ phải làm việc theo đúng một khung giờ cố định. Thường là trong cùng một khu vực địa lý. Công việc của họ thường bao gồm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, đòi hỏi sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng khoảng thời gian. Từ đó đảm bảo hoàn thành công việc toàn bộ.

2. Làm việc từ xa không hoàn toàn

– Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid)

Doanh nghiệp sẽ xác định một số nhân viên làm việc tại văn phòng cố định và một số nhân viên sẽ thực hiện công việc từ xa. Các nhân viên sẽ làm việc tại nhà trong một số ngày trong tuần và làm việc tại văn phòng trong các ngày còn lại.

– Làm việc từ xa một phần (Partially Remote)

Nhân viên sẽ được phân công làm việc từ xa trong một số ngày cụ thể trong tuần, theo sự sắp xếp của các quản lý cấp cao. Việc làm một phần từ xa sẽ giúp nhân viên linh hoạt hơn trong việc quản lý thời gian làm việc và tạo ra môi trường làm việc thoải mái hơn. Đồng thời, điều này cũng giúp họ dễ dàng thích ứng với mô hình làm việc từ xa hoàn toàn. Điều này giúp giảm chi phí liên quan đến thiết bị và duy trì văn phòng.

III. Các phần mềm làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp

Để tăng cường hiệu suất làm việc và quản lý nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các công cụ làm việc từ xa tại nhà. Dưới đây là những phần mềm chấm công online hỗ trợ làm việc từ xa phổ biến mà mọi doanh nghiệp nên sử dụng:

1. Phần mềm chấm công làm việc từ xa Achamcong

Achamcong là một phần mềm quản lý nhân sự từ xa do công ty phần mềm Ninja phát triển. Với mục tiêu hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân viên và công việc một cách hiệu quả ngay cả khi họ không có mặt tại công ty, Achamcong liên tục cập nhật các tính năng mới để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Phần mềm chấm công làm việc từ xa Achamcong

Achamcong đã nhanh chóng trở thành một lựa chọn phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin dùng, nhờ vào những tính năng nổi bật sau đây:

– Chấm công trực tuyến qua camera điện thoại: Nhân viên có thể đơn giản chấm công đúng giờ trên phần mềm chấm công trên điện thoại mà không cần có mặt tại công ty. Đồng thời, nhà quản lý cũng có thể dễ dàng theo dõi quá trình chấm công của nhân viên thông qua hệ thống phần mềm.

– Quản lý ca làm việc: Nhà quản lý dễ dàng thiết lập lịch trình làm việc của nhân viên thông qua tính năng tự động phân chia ca làm việc. Nhân viên cũng có thể đăng ký ca làm việc trực tiếp trên ứng dụng Achamcong. Sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp và phân bổ ca làm việc một cách hợp lý.

– Tạo và quản lý đơn thuận tiện: Phần mềm hỗ trợ quá trình tạo và quản lý các đơn từ trực tuyến. Nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận và duyệt đơn từ nhân viên ngay lập tức.

– Quản lý thông tin truyền thông nội bộ: Phần mềm cung cấp cập nhật tin tức nhanh chóng và gửi thông báo trực tiếp đến điện thoại của nhân viên. Thông tin nội bộ được cập nhật liên tục và dễ dàng tiếp cận.

2. Phần mềm quản lý chấm công online Slack

Đây là một ứng dụng miễn phí được thiết kế để hỗ trợ nhân viên trong việc trao đổi, tương tác và liên lạc với nhau. Tương tự như các ứng dụng liên lạc khác, các thành viên trong nhóm có thể gửi nhận tin nhắn với nhau. Các chức năng chính bao gồm:

– Quản lý tổ chức cuộc trò chuyện theo nhiều kênh và nhóm khác nhau.

– Chức năng gọi thoại, giúp người dùng tương tác trong nhóm.

Phần mềm quản lý chấm công online Slack

– Thiết lập nhắc nhở cho các công việc quan trọng, như hẹn giờ họp vào thời gian nhất định.

– Ghim tin nhắn lên nhóm chat.

– Hiển thị thông tin về chức vụ của thành viên trong nhóm và cơ quan.

– Kết nối với các ứng dụng khác như Github, Google Drive, Dropbox,…

3. Phần mềm quản lý nhân viên làm việc remote Dropbox

Dropbox là một hệ thống lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trực tuyến. Mọi dữ liệu được đưa vào Dropbox sẽ được đồng bộ với máy chủ của Dropbox và chia sẻ cho bạn và những người được phép truy cập. Phần mềm này có những tính năng sau:

– Gắn nhãn yêu thích để xem tài liệu offline.

– Tải tệp lên Dropbox thông qua URL.

Phần mềm quản lý nhân viên làm việc remote Dropbox

– Sao lưu dữ liệu từ trang web.

– Tự động phục hồi và sao lưu các tệp tin.

– Tích hợp với các hệ thống khác như Microsoft, Slack. Ngoài ra, nó còn đồng bộ với các hệ thống lưu trữ đám mây toàn diện hơn để quản lý tài sản kỹ thuật số.

4. Phần mềm check in online làm việc từ xa Trello

Trello là một công cụ quản lý công việc trực quan, giúp phân công nhiệm vụ và theo dõi, quản lý dự án một cách khoa học và hiệu quả. Các thành viên tham gia Trello có thể nắm bắt toàn bộ công việc cần thực hiện trên giao diện phần mềm. Bảng Trello bao gồm các yếu tố sau:

– Bảng: Nơi hiển thị và sắp xếp các đầu mục công việc từ tổng quát đến chi tiết trong một dự án.

– Danh sách: Nơi lưu trữ các thẻ chứa thông tin về giai đoạn của dự án hoặc các nhóm công việc.

Phần mềm check in online làm việc từ xa Trello

– Thẻ: Chứa thông tin chi tiết về từng đầu mục công việc mà nhân viên cần thực hiện trong các giai đoạn của dự án.

– Menu: Trung tâm điều khiển nhiệm vụ cho bảng Trello. Nhà quản trị có thể theo dõi hoạt động của tất cả thành viên thông qua thông báo trên menu.

Ngoài ra, bạn có thể cài đặt các tính năng kiểm soát, thực hiện tìm kiếm, và tạo quy trình tự động hóa.

Kết luận: Như vậy, bài viết đã trình bày chi tiết về khái niệm làm việc từ xa là gì và các phần mềm quản lý công việc từ xa mà doanh nghiệp có thể sử dụng một cách hiệu quả. Hy vọng rằng hướng dẫn này từ phần mềm Ninja sẽ giúp bạn chọn lựa được phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Liên hệ ngay!

Hotline: 0967.922.911

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797