Quản lý nhân sự bằng excel là một phương pháp quản lý được sử dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp. Nó đã trở nên phổ biến và quen thuộc trong nhiều công ty. Bao gồm cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Vậy để áp dụng cách quản lý nhân sự bằng excel, chúng ta nên thực hiện những bước gì? Hãy cùng Ninja tìm hiểu cách sử dụng excel để quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhất nhé.

I. Quản lý nhân sự bằng excel là gì?

Quản lý nhân sự miễn phí bao gồm việc quản lý mọi thông tin liên quan đến công ty bằng cách sử dụng Excel. Bao gồm mã nhân viên, phòng ban, vị trí công việc của từng nhân viên, và các khía cạnh khác về nguồn nhân lực.

Excel miễn phí đã trở thành công cụ quen thuộc và được sử dụng rộng rãi bởi nhiều chuyên gia nhân sự. Đây là một ứng dụng được thiết kế một cách trực quan và dễ sử dụng. Nó giúp thể hiện rõ các yêu cầu quản lý từ mức cao nhất đến mức thấp nhất của doanh nghiệp. Đồng thời cho phép nhân viên và quản lý theo dõi tiến trình làm việc của từng nhân viên, tính lương và kiểm tra số ngày và giờ làm việc của họ.

II. Cách quản lý nhân sự bằng excel hiệu quả nhất

Dữ liệu về nhân sự vô cùng đa dạng, vì vậy việc tạo báo cáo sao cho bao quát toàn bộ thông tin là một phần quan trọng. Một báo cáo xuất sắc sẽ đáp ứng cả hai yêu cầu này. Ninja sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng tính năng của excel dưới đây để thực hiện điều này.

Cách quản lý nhân sự bằng biểu mẫu excel hiệu quả

1. Tạo danh sách chọn “Họ và tên” của nhân sự trong bảng báo cáo chi tiết

Sau khi đã xác định các mục cần có trong bảng báo cáo, bạn cần nhập đầy đủ dữ liệu vào bảng. Sau đó, để tạo danh sách chọn, bạn có thể thực hiện các bước sau:

– Giả sử ô cần tạo là B3, hãy chọn ‘Kiểm tra dữ liệu’ trong tab ‘Dữ liệu’.

– Tiếp theo, trong hộp thoại ‘Kiểm tra dữ liệu’, chọn như sau: ‘Cho phép’ (chọn ‘Danh sách’) > ‘Nguồn’ (chọn đến danh sách tên nhân sự trong bảng Danh sách nhân viên).

– Bạn có thể chọn nút Dropdown để lựa chọn một nhân sự bất kỳ từ danh sách nhân sự.

Tạo danh sách chọn “Họ và tên” của nhân sự trong bảng báo cáo chi tiết

2. Quản lý nhân sự bằng excel thông qua tên nhân sự được chọn bằng hàm VLOOKUP

Để tra cứu thông tin của nhân sự đã được chọn, bạn có thể thực hiện các bước sau: Giả sử ô tra cứu hợp đồng lao động (HĐLĐ) của nhân viên được chọn nằm tại ô D5 > Bạn có thể viết hàm như sau: =VLOOKUP($B$3, Bang_DSNV, DSNV!$H$5, 0)

Trong đó:

– lookup_value: Đây là đối tượng được tham chiếu, chính là tên nhân sự đã được chọn trước đó tại ô B3.

– table_array: Đây là bảng dữ liệu cần tra cứu, tức là bảng danh sách nhân viên. Trong đó, cột đầu tiên là cột Họ và Tên.

– col_index_num: Kết quả sẽ hiển thị ở một trong các cột trong bảng table_array. Dựa trên số cột được ghi trong tiêu đề bảng danh sách nhân viên, bạn có thể sử dụng kết quả từ ô H5. Đó chính là số cột cần tìm kiếm (cột số HĐLĐ).

– range_lookup: Đây là phương thức tìm kiếm thông tin nhân sự. Vì chúng ta đang tìm kiếm chính xác theo tên nhân viên, nên chúng ta sử dụng số 0.

Bên cạnh đó, để tránh lỗi khi ô B3 trống (tức là không có nhân viên nào được chọn), chúng ta sử dụng hàm IF để xử lý trường hợp này trước khi sử dụng hàm VLOOKUP. Kết quả cuối cùng của hàm sẽ là: =IF($B$3=””, “”, VLOOKUP($B$3, Bang_DSNV, DSNV!$H$5, 0))

3. Lấy thông tin về lịch sử làm việc của nhân viên theo thời gian báo cáo

Để truy xuất thông tin về lịch sử làm việc của nhân viên, chúng ta cần kết hợp các điều kiện thời gian để lọc dữ liệu trong bảng theo dõi hoạt động của nhân sự. Một kỹ thuật phổ biến trong excel để thực hiện điều này là sử dụng Bộ lọc Nâng cao.

Cách thực hiện như sau:

– Đầu tiên, chúng ta xây dựng vùng điều kiện, bao gồm tên nhân viên và khoảng thời gian cần lọc. Mỗi điều kiện sẽ tương ứng với một tiêu đề cột trong bảng dữ liệu.

Lấy thông tin về lịch sử làm việc của nhân viên theo thời gian báo cáo

– Tiếp theo, xác định trước các kết quả mà chúng ta muốn lọc.

– Cuối cùng, chúng ta sử dụng Bộ lọc Nâng cao để lọc ra các kết quả cần thiết và tạo báo cáo. Bằng cách kết hợp với VBA, chúng ta có thể tự động áp dụng Bộ lọc Nâng cao. Từ đó tạo kết quả tương ứng mỗi khi có thay đổi về tên nhân viên.

Áp dụng Advanced Filter lọc các kết quả để ra báo cáo

III. Ưu điểm và nhược điểm trong cách quản lý nhân sự bằng excel

Việc quản lý nhân sự trên excel giúp hỗ trợ tối đa các người quản lý nhân sự thông qua các tính năng bổ trợ. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích đó, vẫn tồn tại một số hạn chế gây gặp phải một số khó khăn nhỏ khi người dùng sử dụng.

Ưu điểm và nhược điểm khi quản lý nhân sự trên excel là gì?

1. Ưu điểm khi quản lý nhân sự bằng excel

– Khi sử dụng excel, bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí mà không phải trả bất kỳ khoản phí nào.

– Bằng cách sử dụng tệp excel, bạn có thể lưu trữ thông tin nhân viên của mình một cách đầy đủ và chi tiết. Hơn nữa, việc lưu trữ trên tệp còn giúp hạn chế khả năng mất dữ liệu so với việc sử dụng phương thức truyền thống.

– Quản lý nhân sự trên excel cung cấp một loạt các biểu mẫu khác nhau. Giúp bạn linh hoạt lựa chọn mẫu phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

– Nhân viên cũng có thể thường xuyên cập nhật và so sánh dữ liệu để kiểm tra tính chuẩn xác của thông tin của họ.

– Các thao tác sử dụng đơn giản, không phức tạp.

– Tiết kiệm chi phí, nhân lực và thời gian cho công ty.

2. Nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng excel

– Khi xử lý dữ liệu phân tán và khó kiểm soát

Khi sử dụng Excel để quản lý dữ liệu, thông thường dữ liệu sẽ được phân tán vào nhiều tệp khác nhau thay vì tập trung vào một tệp duy nhất. Điều này có thể gây khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo toàn diện. Đồng thời ảnh hưởng lớn đến công việc tổng thể của công ty.

– Vấn đề bảo mật dữ liệu

Excel là một ứng dụng mà bất kỳ người dùng nào cũng có thể truy cập. Do đó nó không đảm bảo tính bảo mật và có nguy cơ tiềm ẩn rất nhiều vấn đề liên quan đến an ninh. Hạn chế ở điểm này là excel không hỗ trợ tính năng phân quyền riêng cho người quản lý. Mặc dù bạn có thể đặt mật khẩu truy cập, nhưng chắc chắn rằng dữ liệu không thể được bảo mật tuyệt đối. Trong nhiều trường hợp, khôi phục mật khẩu có thể gặp khó khăn.

– Hạn chế trong tích hợp

Excel đã tồn tại lâu năm và vì thế khó tích hợp với các công cụ khác như chấm công, tính lương, quản lý KPI. Trong khi đó, các ứng dụng quản lý nhân sự hiện đại có khả năng tích hợp này một cách dễ dàng.

– Khó mở rộng khi quy mô tăng

Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, số lượng nhân viên tăng lên. Việc lưu trữ dữ liệu cũng gia tăng, excel trở nên không đủ khả năng để đáp ứng nhu cầu này. Vì vậy, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu excel trở nên khó khăn khi quy mô mở rộng.

Quản trị doanh nghiệp miễn phí vừa có mặt lợi mặt hại. Đối với doanh nghiệp vừa và lớn nên sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự trả phí để đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp.

IV. Quản lý nhân sự chuyên nghiệp bằng phần mềm Achamcong

Quản lý nhân sự bằng excel có thể gây ra nhiều sai sót, tốn kém. Lúc này doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm check in online Achamcong nhân sự với hàng loạt tính năng hữu ích như:

1. Quản lý nhân sự, chấm công

– Sử dụng camera AI nhận diện khuôn mặt để ghi nhận giờ làm việc của nhân viên. Hình ảnh của nhân viên sẽ được lưu lại vào thời gian thực. Khi chấm công, hệ thống sẽ so sánh hình ảnh với mẫu đã được lưu để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

– Thông tin cơ bản của nhân viên, bao gồm ngày sinh, tên, địa chỉ email, và các thông tin tương tự, sẽ được quản lý trong hồ sơ cá nhân của họ. Điều này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và giảm chi phí.

Quản lý nhân sự, chấm công

2. Quản lý ca làm việc

Đối với các cửa hàng và doanh nghiệp có nhiều nhân viên làm việc theo ca hoặc thời gian làm việc không đều đặn, tính năng này sẽ rất hữu ích. Phần mềm chấm công tự động hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Cho phép họ đăng ký ca làm việc trực tiếp thông qua ứng dụng.

Quản lý ca làm việc

3. Quản lý báo cáo

Tổng hợp giờ làm của tất cả nhân viên trong công ty có thể là một trong những thách thức khó khăn. Công việc cập nhật và tính toán hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dữ liệu không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn dễ gây nhầm lẫn.

Tuy nhiên, rắc rối đó sẽ được giải quyết thông qua nền tảng Achamcong. Chúng có khả năng tổng hợp bảng chấm công thành tệp excel vào cuối mỗi tháng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí thực hiện.

Báo cáo nhân sự

4. Quản lý đơn từ

Với Achamcong, bạn có thể gửi đơn xin trực tiếp đến quản lý. Nhờ đó, đơn xin có thể được phê duyệt ngay lập tức. Hơn nữa, bạn có thể tạo đơn nghỉ phép dễ dàng qua ứng dụng chấm công trên điện thoại di động.

Quản lý yêu cầu về đơn từ

5. Quản lý truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sức mạnh của tài nguyên nội bộ của mọi doanh nghiệp. Trong quá trình này, việc truyền đạt thông tin có thể coi là vấn đề quan trọng. Khả năng cập nhật tin tức và tương tác dễ dàng của Achamcong có thể được coi là giải pháp hoàn hảo để hỗ trợ việc đó.

Tính năng này cho phép phát thông báo nhanh chóng đến nhân viên thông qua điện thoại di động. Nó giúp cập nhật thông tin nội bộ liên tục và một cách dễ dàng.

Truyền thông nội bộ

Trên đây là một số thông tin mà Ninja cung cấp về cách quản lý nhân sự bằng excel. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ có cái nhìn cụ thể hơn và hiểu rõ hơn để có thể đưa ra những lựa chọn thích hợp nhất cho mình.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797