Quy trình onboarding là sự kết hợp các hoạt động đào tạo hội nhập nhằm chào đón và giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc. Tuy nhiên, để đảm bảo sự thành công của quy trình onboarding, nhà quản lý cần có kế hoạch và quy trình cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn các bước xây dựng quy trình onboarding hiệu quả.

Quy trình Onboarding nhân viên mới chi tiết và hiệu quả nhất

I. Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình onboarding nhân viên mới 

Sau quá trình tuyển dụng nhân sự mới, việc đào tạo để giúp nhân viên làm quen với môi trường làm việc và văn hóa tổ chức doanh nghiệp trở thành một yếu tố cực kỳ quan trọng.

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình onboarding

Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân sự mới đòi hỏi sự chuẩn bị và cẩn thận từ phía doanh nghiệp. Chỉ khi nhà tuyển dụng đưa ra một quy trình đào tạo nhân viên mới hoàn chỉnh, khoa học, thì mới có thể khai thác hết tiềm năng của đội ngũ nhân viên. Điều này góp phần tạo nên một mối quan hệ gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên mới. Nâng cao năng suất làm việc, giữ chân nhân viên hiện tại và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

II. Quy trình onboarding nhân viên mới chi tiết và hiệu quả nhất

Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình tiếp nhận nhân viên mới khác nhau. Phù hợp với hoạt động và hình thức kinh doanh của mình. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo các bước cơ bản hình thành nên một quá trình giới thiệu nhân viên mới dưới đây:

1. Xác định mục tiêu quy trình onboarding

Để triển khai quá trình onboarding một cách hiệu quả, nhà quản lý cần phối hợp chặt chẽ với phòng nhân sự hoặc bộ phận tuyển dụng để xác định những tiêu chí và giá trị cốt lõi cần thiết. Ví dụ:

– Xác định thời điểm bắt đầu mùa tuyển dụng nhân viên.

– Xác định thông tin quan trọng mà nhân viên sẽ quan tâm.

– Định rõ chính sách, thủ tục và quy định mà nhân viên cần nắm rõ.

– Xác định thông tin mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên.

– Lên kế hoạch các hoạt động giúp nhân viên mới hòa nhập vào đội nhóm của bạn.

– Xác định người đồng hành cùng nhân viên trong quá trình onboarding.

– Đặt ra mục tiêu cụ thể cho nhân viên mới.

Việc xác định những yếu tố trên sẽ giúp đảm bảo quá trình Onboarding diễn ra một cách suôn sẻ và mang lại kết quả tốt cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

2. Gửi thư xác nhận và chào mừng

Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, bộ phận tuyển dụng cần gửi cho ứng viên một thư xác nhận chính thức. Thư này không chỉ thể hiện sự chào mừng mà còn cung cấp thông tin cơ bản về ngày bắt đầu làm việc. Việc này giúp ứng viên cảm thấy được đánh giá cao và chuẩn bị sẵn sàng cho ngày khởi đầu công việc mới.

3. Tổ chức chuyến thăm văn phòng đầu tiên

Buổi tham quan văn phòng đóng vai trò quan trọng nhất đối với nhân viên mới. Bởi đó là lần đầu tiên họ chính thức trải nghiệm môi trường làm việc và trở thành thành viên của tổ chức. Một môi trường thích hợp không chỉ tạo ra sự phấn khởi mà còn khơi nguồn động lực cho nhân viên trong hành trình mới của họ.

Hơn nữa, hãy sắp xếp cho nhân viên mới có cơ hội gặp gỡ và làm quen với đồng nghiệp mà họ sẽ làm việc cùng trong tương lai. Đồng thời, giới thiệu tổng quan về không gian làm việc. Bố trí các phòng ban và giới thiệu chức năng của từng phòng làm việc trong công ty.

Quy trình Onboarding nhân viên mới chi tiết và hiệu quả nhất

4. Đào tạo định hướng

Orientation thường diễn khoảng 1 đến 2 ngày trong tuần làm việc đầu tiên. Các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi đào tạo định hướng – Orientation là: giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp,…

5. Theo dõi quy trình diễn ra

Bộ phận nhân sự hoặc quản lý trực tiếp cần duy trì việc theo dõi quy trình onboarding một cách liên tục để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ kế hoạch. Việc theo dõi liên tục cũng mang lại cơ hội để bạn đưa ra phản hồi phù hợp cho nhân viên, tránh tình trạng hiểu lầm và thiếu sót kiến thức không cần thiết.

6. Điều chỉnh kế hoạch phù hợp

Thời gian thực hiện quy trình onboarding thường kéo dài từ 3 tháng đến tối đa 1 năm. Tuỳ thuộc vào khả năng tiếp thu của nhân viên và kế hoạch của doanh nghiệp. Do đó, nhà quản lý có thể linh hoạt điều chỉnh thời gian hội nhập sao cho phù hợp nhất, nhằm tiết kiệm chi phí và tận dụng tối đa năng suất của nhân viên.

7. Xây dựng lộ trình phát triển trong tương lai 

Điều mà nhân viên quan tâm là lộ trình phát triển của mình sau khi hoàn thành quy trình Onboarding. Nhà quản lý cần cung cấp phản hồi chân thật nhất và hỗ trợ nhân viên xác định hướng phát triển sự nghiệp. Nếu nhân viên không đáp ứng được kỳ vọng của công ty hoặc ngược lại, thì đó cũng là thời điểm mà họ nhận ra rằng môi trường này không phù hợp với mình.

III. Ứng dụng công nghệ trong quy trình onboarding

Chúng ta đang sống trong thời đại công nghệ 4.0, vì vậy việc áp dụng công nghệ vào công việc trở thành một yếu tố không thể thiếu. Quá trình thực hiện onboarding sẽ trở nên đơn giản, đầy đủ, chính xác và đúng thời gian nếu chúng ta sử dụng phần mềm.

Các thông tin của nhân sự mới sẽ được cập nhật một cách chính xác và đúng thời gian. Đặc biệt là trong những trường hợp có nhiều nhân sự bắt đầu làm việc cùng một ngày. Tự động hóa và cá nhân hóa thông tin nhân sự sẽ giúp quản lý thông tin một cách chính xác và kịp thời, phục vụ cho các nhiệm vụ quản lý nhân sự.

Ứng dụng công nghệ trong quy trình onboarding

Theo xu hướng nhân sự trong bối cảnh hiện nay, việc nhận thức chính xác về tầm quan trọng và khó khăn trong quản lý doanh nghiệp đã dẫn đến sự ra đời của phần mềm Achamcong. Achamcong được công nhận là một trong những phần mềm hàng đầu trong việc quản lý chấm công nhân viên trên thị trường. Đồng thời hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp. Sự thành công của Achamcong được đánh giá cao bởi các chuyên gia và khách hàng doanh nghiệp. Điều này nhờ vào những tính năng và ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.

1. Quản lý ca làm việc

Dễ dàng và tự động hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Tự động sắp xếp và phân chia ca hợp lý.

2. Quản lý đơn từ

Nhân viên và các phòng ban dễ dàng gửi đơn từ, đề nghị. Đơn xin nghỉ phép, đi muộn/ về sớm, công tác/ ra ngoài, tăng ca hay thay đổi giờ ra vào ca,…

3. Quản lý thông tin truyền thông nội bộ

Cập nhật tin tức, nhân viên dễ dàng tương tác. Phát thông báo đến nhân viên nhanh chóng qua điện thoại. Update thông tin nội bộ liên tục và dễ dàng.

4. Quản lý nhân sự, khen thưởng, kỷ luật

Hồ sơ của nhân viên được quản lý thuận tiện, dễ dàng để chấm công, trả lương. Cũng như việc khen thưởng với nhân viên đạt kết quả tốt hay kỷ luật những trường hợp vi phạm quy định công ty.

Ninja đã chia sẻ với bạn về quy trình onboarding hiệu quả cho doanh nghiệp. Những điều cần xem xét khi chào đón nhân viên mới. Ngoài ra, quy trình onboarding không chỉ đơn thuần là tạo ra những slide PowerPoint đẹp mắt, mà còn là tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên tại doanh nghiệp. 

Achamcong – Giải pháp chấm công bằng Camera AI hiện đại nhất 2023

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA