Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên là một vấn đề mà nhiều lao động quan tâm. Bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của họ. Bạn đã biết những thông tin nào liên quan đến quy trình này chưa? Hãy cùng khám phá thêm thông tin trong bài viết sử dụng phần mềm Ninja.

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên theo quy định mới nhất

I. Tạm ứng lương là gì?

Tạm ứng lương là việc mà người lao động nhận được một phần hoặc toàn bộ tiền lương trước thời hạn thanh toán. Hành động này có ảnh hưởng đến việc quản lý vốn

Tạm ứng lương là gì?

và dòng tiền của nhà tuyển dụng. Do đó quyết định tạm ứng lương thường xuyên phụ thuộc vào yếu tố bắt buộc hoặc quyết định của nhà tuyển dụng.

Ứng lương là một phương thức thanh toán lương giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách phúc lợi cho nhân viên. Đồng thời hỗ trợ họ tự quản lý tài chính cá nhân và duy trì sự ổn định trong thu chi. Điều này có thể khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên và góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của họ.

II. Quy định về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Bộ Luật Lao động năm 2019 đã đề cập chi tiết về quy định về việc trả lương cho nhân viên trong các doanh nghiệp. Đồng thời, Bộ Luật cũng đề cập đến vấn đề tạm ứng lương cho nhân viên. Những người lao động có nhu cầu sử dụng tiền lương trước thời hạn có thể thương lượng với chủ lao động để được tạm ứng một phần lương của mình.

Quy định về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Quy định về tạm ứng lương cho nhân viên thường phụ thuộc vào hình thức và quy định cụ thể của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này phải tuân theo cơ sở pháp lý, đặc biệt là:

– Bộ Luật Lao động 2019

– Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện Bộ Luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

1. Về các trường hợp được tạm ứng lương

Theo điều 101 của Bộ Luật Lao động 2019:

– Người lao động có thể được tạm ứng tiền lương trong trường hợp hai bên đồng ý và không tính thêm lãi suất.

– Người sử dụng lao động cần phải cung cấp tiền lương tạm ứng tương đương với số ngày nghỉ tạm thời của người lao động, khi họ phải thực hiện nghĩa vụ công dân trong khoảng từ 01 tuần trở lên, nhưng không quá 01 tháng lương theo hợp đồng lao động. Người lao động phải hoàn trả số tiền đã được tạm ứng. Đối với người lao động nhập ngũ theo quy định của Luật Nghĩa vụ quân sự, họ không được phép tạm ứng tiền lương.

– Khi nghỉ hằng năm, người lao động có quyền được tạm ứng một khoản tiền ít nhất bằng mức lương của những ngày nghỉ đó.

Tóm lại, người lao động có thể được ứng lương theo thỏa thuận với người sử dụng lao động. Nhưng với điều kiện trong thời gian nghỉ hằng năm để thực hiện nghĩa vụ công dân. Những ngày nghỉ hằng năm ở đây bao gồm cả ngày nghỉ lương đầy đủ và các ngày nghỉ lễ khác.

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên cần được thực hiện dựa trên sự đồng thuận giữa nhân viên và chủ doanh nghiệp. Cùng với các thỏa thuận rõ ràng về thời gian, mức lương và các biện pháp xử lý cụ thể trong trường hợp vi phạm.

2. Về hạn mức ứng lương

Trường hợp 1: Ứng lương theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động

– Mức lương, thời gian và điều kiện tạm ứng sẽ được hai bên tự thỏa thuận với nhau.

– Số tiền lương được tạm ứng theo thỏa thuận sẽ không phải chịu bất kỳ lãi suất nào.

Trường hợp 2: Người lao động tạm thời nghỉ việc để thực hiện nghĩa vụ công dân trong khoảng từ 01 tuần trở lên

– Mức tiền lương tạm ứng cho nhân viên trong tình huống này sẽ được xác định dựa trên số ngày thực tế mà họ phải nghỉ việc. Nhưng không vượt quá một tháng lương. Người lao động sẽ phải hoàn trả số tiền lương tạm ứng cho doanh nghiệp sau khi hoàn thành công việc.

– Trong trường hợp này, có thể hiểu rằng doanh nghiệp chỉ phải tạm ứng tiền lương cho nhân viên khi họ nghỉ tạm thời. Đồng thời có đảm bảo rằng họ sẽ quay lại công ty trong cùng tháng đó. Ngược lại, đối với trường hợp nhân viên nghỉ dài hạn như đi nghĩa vụ quân sự, doanh nghiệp không có trách nhiệm tạm ứng. Vì trong trường hợp này, nhân viên được chính phủ đảm bảo chế độ sinh hoạt và ăn uống từ ngân sách quốc gia.

Trường hợp 3: Người lao động bị tạm đình chỉ công tác

Theo quy định tại Điều 128, người lao động sẽ được tạm ứng 50% tiền lương trước thời hạn đình chỉ. Trong trường hợp nhân viên bị xử lý kỷ luật lao động sau khi nhận tạm ứng, họ cũng không cần phải hoàn trả số tiền đã được tạm ứng trước đó. Đối với những trường hợp nhân viên không bị xử lý kỷ luật lao động, họ sẽ nhận được toàn bộ lương cho thời gian bị tạm đình chỉ.

Trường hợp 4: Nghỉ hàng năm

Trong tình huống này, nhân viên sẽ được tạm ứng lương ít nhất bằng mức tiền lương của những ngày nghỉ. Theo quy định tại Điều 113 của Bộ Luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho doanh nghiệp sẽ có đủ điều kiện để nghỉ hàng năm. Pháp luật chỉ quy định mức lương tạm ứng tối thiểu mà không xác định mức tối đa trong trường hợp này. Do đó, người lao động và chủ doanh nghiệp có thể thỏa thuận với nhau để xác định mức tạm ứng lương lớn hơn so với tiền lương của những ngày nghỉ.

Ngoài ra, đối với những nhân viên thực hiện công việc và nhận lương theo sản phẩm. Dựa trên các chỉ số KPI được đặt ra trong nhiều tháng cụ thể, quy định tại khoản 3, Điều 97 của Bộ Luật Lao động năm 2019 cần được tham khảo: ‘Hàng tháng, người lao động được tạm ứng tiền lương theo khối lượng công việc đã thực hiện trong tháng’. Điều này có nghĩa là mức lương tạm ứng sẽ phụ thuộc vào khối lượng và số lượng công việc mà nhân viên đã hoàn thành trong tháng.

App chấm công tính lương tự động cho nhân sự tốt nhất 2023

III. Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên mới nhất 2024

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên mới nhất 2024

1. Người lao động lập giấy Đề nghị tạm ứng

Bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng lương là nhân viên cần lập Giấy Đề nghị tạm ứng. Bao gồm việc ghi đúng và đầy đủ các thông tin cần thiết để làm cơ sở gửi đến phòng chức năng.

2. Nhân viên trình trưởng phòng Giấy đề nghị tạm ứng

Sau khi hoàn thiện mẫu giấy, nhân viên cần đề xuất ý kiến của trưởng bộ phận của mình trước hết. Nếu ý kiến được chấp nhận, trưởng bộ phận sẽ ký vào giấy để phê duyệt yêu cầu.

3. Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng

Sau khi trưởng phòng duyệt, nhân viên tiếp tục trình lên giám đốc để xem xét và ký duyệt nguyện vọng.

4. Chuyển kế toán thanh toán viết phiếu chi

Khi đơn tạm ứng của người lao động đã được giám đốc phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ tiến hành các bước tiếp theo. Nhiệm vụ của kế toán bao gồm việc kiểm tra tính chính xác của thông tin được khai báo trên giấy đề nghị tạm ứng. Sau đó lập phiếu chi tạm ứng và ký tên người lập phiếu. Mẫu phiếu chi tạm ứng mà kế toán sử dụng cũng được quy định trong pháp luật, theo Mẫu số 02-TT theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

5. Kế toán trưởng duyệt chi

Kế toán thanh toán làm nhiệm vụ viết phiếu chi xong sẽ cần chuyển Kế toán trưởng kiểm tra lại và ký duyệt.

6. Trình Giám đốc duyệt chi

Sau khi kế toán trưởng đã ký vào giấy, kế toán thanh toán tiếp tục chuyển phiếu chi để đưa đến giám đốc ký duyệt một lần nữa.

7. Thủ quỹ chi tiền cho nhân viên

Thủ quỹ sẽ xem xét phiếu chi với đầy đủ chữ ký của nhân viên đề xuất tạm ứng, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và giám đốc trước khi thực hiện việc chi trả số tiền đã được phê duyệt cho nhân viên.

8. Hạch toán kế toán và lưu trữ chứng từ

Kế toán phải ghi chép các chứng từ và đơn đề nghị vào sổ sách theo đúng đối tượng tương ứng. Các giấy tờ cần được lưu trữ bao gồm: đơn đề nghị tạm ứng, phiếu chi tạm ứng với đầy đủ thông tin và chữ ký của các bên liên quan.

IV. Tạm ứng lương cho nhân viên là trách nhiệm của ai?

Quy trình tạm ứng lương cho nhân viên đòi hỏi sự phối hợp tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, bao gồm:

1. Người sử dụng lao động

Quản lý, Trưởng bộ phận, Giám đốc đều là những người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ứng lương cho người lao động. Nhiệm vụ của họ là xem xét và phê duyệt yêu cầu tạm ứng lương của nhân viên.

2. Bộ phận Nhân sự

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý và chăm sóc đời sống của đội ngũ lao động. Các nhân viên hoặc quản lý nhân sự có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết cho quy trình ứng lương, như bảng lương nhân viên, số ngày công, và thực hiện các công việc hỗ trợ. Bên cạnh đó, bộ phận Nhân sự sẽ giải quyết những thắc mắc và hỗ trợ nhân viên đạt được mức tiền lương mong muốn.

3. Bộ phận Kế toán

Bộ phận này đảm nhận việc xử lý các thủ tục và giấy tờ hành chính liên quan đến quy trình ứng lương. Các vị trí tham gia vào quy trình này bao gồm kế toán thanh toán, kế toán trưởng, và thủ quỹ.

V. Giải pháp tự động hoá quy trình tạm ứng lương cho nhân viên

Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp hiện đang tìm kiếm giải pháp chấm công tính lương phù hợp với quy mô và yêu cầu cụ thể của họ. Trên thị trường hiện nay, có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm chấm công. Tuy nhiên mỗi sản phẩm thường có giới hạn về một số tính năng. Sự lựa chọn của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của họ.

Achamcong là một giải pháp chấm công sử dụng camera, được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Ninja. Phần mềm này tích hợp chức năng chấm công bằng camera AI và tự động xuất file báo cáo. Giúp quá trình tính lương cho nhân viên trở nên dễ dàng.

Giải pháp tự động hoá tạm ứng lương, tính lương cho nhân viên

Phần mềm check in Achamcong đứng đầu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết các thách thức quản lý nhân sự, tối ưu hóa quy trình chấm công và tính lương. Dưới đây là những tính năng nổi bật mà phần mềm mang lại cho người dùng.

1. Tự động chấm công 

Nhờ sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt camera AI, Achamcong có khả năng ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên tự động. Có 2 cơ chế hoạt động chính đó là chấm công trên điện thoại hoặc chấm công bằng camera. Khi nhân viên check in hoặc checkout, camera sẽ ghi nhận hình ảnh của họ và hiển thị thời gian chính xác.

2. Quản lý lịch làm việc của nhân viên một cách khoa học

Nhân viên có thể xếp lịch làm việc theo ca của mình trên Achamcong. Hệ thống sẽ tự động sắp xếp ca làm việc một cách khoa học và phù hợp nhất. Chính tính năng này đã giúp tối ưu thời gian và công sức rất nhiều so với hình thức quản lý ca làm việc truyền thống.

3. Quản lý đơn từ nhân viên một cách linh hoạt

Phần mềm này cung cấp hỗ trợ đối với cả nhân viên và nhà quản trị doanh nghiệp trong việc quản lý hiệu quả các đơn đề xuất. Nhân viên có thể dễ dàng viết đơn trực tiếp trên phần mềm và gửi nó đến nhà quản lý. Khi đơn được phê duyệt, hệ thống sẽ thông báo để nhân viên nhận biết ngay lập tức.

4. Lập file báo cáo nhanh chóng

Phần mềm sẽ tự động tổng hợp dữ liệu và tạo file báo cáo tự động. Khi cần xem báo cáo, người quản lý chỉ cần xuất file Excel trong vài giây. File báo cáo tổng hợp ngày công sẽ là cơ sở để phòng kế toán tính lương cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng.

Trên đây, phần mềm Ninja đã hỗ trợ bạn trong việc hiểu rõ về quy trình tạm ứng lương cho nhân viên. Đây là một vấn đề quan trọng đối với mọi người lao động. Do đó, việc nghiên cứu và hiểu rõ vấn đề là rất quan trọng để thực hiện công việc một cách hiệu quả.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797