Trong thời đại của sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ 4.0 như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư vào việc xây dựng các hệ thống thông tin quản lý nhân sự toàn diện. Mục tiêu của họ là nâng cao chất lượng và hiệu suất của nhân viên, từ đó tạo ra lợi nhuận lớn. Để giúp độc giả hiểu rõ hơn về sự quan trọng của việc xây dựng các hệ thống quản lý nhân sự này, Ninja đã tổng hợp kiến thức và chia sẻ nó trong bài viết dưới đây.

I. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin quản lý nhân viên là một cơ cấu dữ liệu tổ chức, thu thập, tổng hợp, xử lý, lưu trữ và truyền tải thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người quản lý ra các quyết định tốt hơn và hiệu quả hơn. Đồng thời, hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng hoàn thành nhiệm vụ của nó bằng cách quản lý và tận dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Từ đó đảm bảo hoạt động suôn sẻ của tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý nhân viên là gì? Chức năng và vai trò

II. Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Các công cụ HRMS chất lượng luôn liên tục phát triển các tính năng quản lý nhân viên một cách chi tiết, đáp ứng nhiều mức độ khác nhau để đáp ứng đủ các yêu cầu của người quản lý. Tóm lại, hệ thống quản lý nhân sự cần có các chức năng cơ bản như sau:

1. Quản lý biên chế

Các khía cạnh liên quan đến biên chế như tăng lương, nghỉ ốm,… là một trong những vấn đề quan trọng mà bộ phận HR quan tâm. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, hàng loạt công việc tài liệu này sẽ tự động được thực hiện trên hệ thống. Điều này đồng nghĩa với việc đội ngũ nhân sự không còn phải thực hiện ghi chép bằng tay, lo sợ mất thông tin hoặc mắc phải các sai sót.

2. Quản lý chấm công

Nhờ sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự, việc quản lý chấm công nhân viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc tổng hợp công ca cuối tháng sẽ được thực hiện tự động trên hệ thống. Ngoài ra, nó còn cung cấp hàng loạt tính năng bao gồm:

– Tự động tính lương

– Hiển thị công ca và giờ làm việc thực tế trên hệ thống, cho phép nhân viên theo dõi trực tuyến bất cứ lúc nào

– Duyệt đơn tự động

3. Tự động hóa chu trình tính lương

Các giải pháp trả lương tự động cũng tự động hóa việc khai thuế. Việc chấm công tính lương tự động giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuê Kế toán, giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý và trả lương cho nhân viên. Các tính năng tự phục vụ cho phép nhân viên thực hiện các điều chỉnh đối với các khoản khấu trừ tự chọn, tài khoản tiền gửi trực tiếp, khấu trừ thuế, và truy xuất bản sao báo cáo thu nhập mà không cần sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự.

Chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý nhân viên

4. Cổng thông tin dành cho người lao động

Văn phòng của bạn sẽ không còn phải lưu trữ một lượng lớn tài liệu về hồ sơ cá nhân của nhân viên nữa. Thay vào đó, tất cả dữ liệu này sẽ được cập nhật trên Hệ thống quản lý nhân sự. Như vậy, nhân viên sẽ nhận được thông báo về mọi cập nhật thông qua phần mềm.

5. Chuẩn hóa quy trình làm việc

Chuẩn hóa quy trình làm việc trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp tự động hóa các tác vụ và tiết kiệm thời gian quản lý. Nó sẽ tức thì thông báo về tình trạng tài khoản của người lao động khi đơn nghỉ phép được duyệt hoặc thông báo cho ứng viên tiềm năng về tiến trình ứng tuyển của họ.

6. Đánh giá hiệu suất

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (HRMS), mọi kết quả từ các nhiệm vụ của nhân viên sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống. Hơn nữa, việc tạo và xây dựng các báo cáo đánh giá hiệu suất cũng được thực hiện tự động, phù hợp với các nền tảng riêng biệt. Như vậy, quá trình đánh giá hiệu suất trở nên đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

7. Hỗ trợ quá trình tuyển dụng nhân sự

Quá trình tuyển dụng sẽ trở nên hiệu quả hơn khi doanh nghiệp của bạn áp dụng một quy trình cụ thể và chuẩn hóa. Hệ thống quản lý nhân sự có thể hỗ trợ quá trình tuyển dụng bằng cách đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng một lúc. Đồng thời lọc và sắp xếp hồ sơ ứng viên, tạo điều kiện cho giao tiếp hiệu quả. Sau đó cung cấp số liệu thống kê quan trọng về chiến dịch tuyển dụng của bạn.

8. Báo cáo và phân tích

Tầm ảnh hưởng chiến lược của bộ phận nhân sự trong một công ty ngày càng lớn và nhu cầu ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế và khách quan ngày càng cao. Công cụ báo cáo và phân tích sẽ hỗ trợ bạn trong việc phân tích thông tin theo thời gian thực và đưa ra các quyết định tốt hơn.

III. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

1. Thu hút, xây dựng và giữ gìn lực lượng lao động

Vai trò đầu tiên của hệ thống thông tin quản lý nhân sự chính là thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và đảm bảo giữ gìn nguồn nhân lực. Hệ thống này hỗ trợ quản lý nhằm đảm bảo phù hợp với các yêu cầu về chất lượng và số lượng trong công việc. Vai trò này được thể hiện rõ hơn trong các doanh nghiệp thực hiện sản xuất và cung cấp hàng hoá và dịch vụ.

Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân viên

2. Tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động

Yếu tố quyết định đến sự thành công trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh chính chính là nguồn nhân lực. Vì vậy, một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là điều vô cùng quan trọng. Nó đóng góp vào việc đưa ra quyết định mạnh mẽ và chính xác hơn. Khi có nguồn nhân lực chất lượng, hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Tốc độ của quá trình này có thể nhanh hoặc chậm tùy thuộc vào khả năng quản lý và sử dụng nguồn nhân lực của tổ chức.

IV. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự dựa trên tiêu chí nào?

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải dựa trên các tiêu chí sau:

1. Xác định, đánh giá nguồn lực có sẵn của tổ chức

 Xác định những thách thức, nhu cầu và mục tiêu về lực lượng lao động lớn nhất của tổ chức.

2. Xác định rõ đối tượng sử dụng hệ thống

Bao gồm các đại diện từ nhân sự, CNTT và tài chính, cũng như các quản lý bộ phận và nhân viên sẽ sử dụng phần mềm.

Tiêu chí nào để xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân viên?

3. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

 Liệt kê những gì quan trọng đối với tổ chức trong một hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Các tiêu chí phải bao gồm các yêu cầu công nghệ và các vấn đề kinh doanh, chẳng hạn như nhu cầu tuân thủ quốc tế.

4. Xác định các nhà cung cấp phù hợp với yêu cầu của tổ chức

Tiến hành nghiên cứu bằng nhiều phương pháp khác nhau. Bao gồm việc xem xét các báo cáo và trao đổi thông tin với các công ty khác, để xây dựng một danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu gọn danh sách này còn khoảng từ 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp tục tìm hiểu thêm thông tin về họ.

5. Xem các bản demo sản phẩm

Đây là phương pháp tốt nhất để đánh giá khả năng của một mô-đun hoặc tính năng trong sản phẩm. Mỗi nhà cung cấp thường cung cấp một phiên bản demo cụ thể của sản phẩm, cho phép thấy rõ tất cả các tính năng của nó. Từ đó, tổ chức có thể xác định liệu sản phẩm có phù hợp với yêu cầu của họ hay không.

Dựa trên thông tin được chia sẻ ở trên, chúng ta đã có thể hiểu một cách đơn giản về sự quan trọng và cách hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý nhân sự. Việc tích hợp công nghệ vào quá trình xây dựng hệ thống này cũng giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược thành công. Từ đó đạt được lợi nhuận cao cho tổ chức.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797