Theo dõi giờ làm việc của nhân viên sẽ giúp nhà quản trị đánh giá chính xác hơn về mức độ chuyên cần và hiệu suất công việc. Tuy nhiên, có nhiều phương pháp quản lý chấm công nhân viên khác nhau. Ninja sẽ cung cấp thông tin về 3 phương thức chấm công tốt nhất để bạn có thể lựa chọn phương pháp phù hợp nhất.

Top 3 cách quản lý chấm công nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

I. Quản lý chấm công nhân viên là gì?

Quản lý chấm công là một nhiệm vụ thường thuộc về quản lý hoặc bộ phận nhân sự (HR) trong doanh nghiệp. Cụ thể, người này sẽ thiết lập hệ thống chấm công, theo dõi số ngày nghỉ, số ngày làm việc,…. Ngoài ra, còn có nhiều công việc khác, tùy thuộc vào từng đặc điểm và quy định của doanh nghiệp.

Quản lý chấm công là gì?

Quản lý chấm công là một phần không thể thiếu trong phòng hành chính nhân sự. Với mục tiêu giám sát việc chấm công của từng nhân viên và phòng ban trong công ty. Nếu không thực hiện đúng nhiệm vụ này, kế toán sẽ không có cơ sở để tính lương cho nhân viên.

Trước đây, việc sử dụng excel hoặc sổ tay đã trở thành công cụ quản lý chấm công hiệu quả cho người quản lý. Tuy nhiên, ngày nay, đã có rất nhiều giải pháp công nghệ và phần mềm được ra đời nhằm hỗ trợ và tự động hóa các nhiệm vụ quản lý nhân sự.

II. Cách quản lý chấm công nhân viên hiệu quả nhất 2023

1. Quản lý chấm công nhân viên bằng phần mềm

Chấm công bằng phần mềm chấm công nhân viên là hình thức chấm công sử dụng các ứng dụng chấm công để tự động hóa việc ghi nhận dữ liệu của nhân viên. Đặc biệt, khi kết hợp với phần mềm chấm công trên điện thoại Achamcong của Ninja, việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Quản lý chấm công nhân viên bằng phần mềm

Với những tính năng ưu việt, ứng dụng Achamcong mang lại nhiều ưu điểm vượt trội. Giúp tự động quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp:

– Tiết kiệm thời gian chấm công, chỉ mất khoảng 1 giây khi nhân viên đi qua camera để thực hiện chấm công.

– Thuận tiện cho chủ doanh nghiệp trong việc quản lý nhân viên từ xa.

– Độ chính xác cao, tránh việc gian lận và sai sót trong quá trình chấm công.

– Nhân viên không phải đối mặt với tình trạng ùn tắc, chen lấn mỗi sáng khi chấm công cũng như khi tan ca.

– Hạn chế tối đa việc nhân viên quên chấm công.

Nhờ những ưu điểm này, phần mềm Achamcong là một giải pháp hiệu quả để tự động quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp.

2. Quản lý chấm công nhân viên bằng vân tay

Là hình thức chấm công phổ biến nhất hiện nay, chấm công vân tay được ưa chuộng và áp dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp. Thông qua công nghệ sinh trắc học, hệ thống sẽ xác định danh tính nhân viên dựa trên hình ảnh vân tay. Doanh nghiệp chỉ cần thực hiện cài đặt ban đầu. Sau đó máy sẽ tự động ghi nhận thời gian chấm công khi có vân tay được đặt lên đầu đọc.

Quản lý chấm công nhân viên bằng vân tay

– Ưu điểm:

+ Mang lại độ chính xác cao, tránh tình trạng chấm công giả mạo.

+ Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng hơn.

+ Nhân viên không cần phải đóng thêm bất kỳ chi phí nào liên quan đến việc chấm công.

+ Có thể tích hợp với các phần mềm chấm công khác.

– Nhược điểm:

+ Ảnh hưởng của nhiệt độ và thời tiết có thể ảnh hưởng đến quá trình chấm công.

+ Hình thức chấm công này gây khó khăn cho những công việc thường xuyên tiếp xúc với hóa chất, có thể gây trầy xước tay.

+ Công cụ chấm công bằng vân tay không phù hợp với những công việc yêu cầu di chuyển nhiều.

3. Quản lý chấm công nhân viên bằng khuôn mặt

Chấm công cho nhân viên bằng khuôn mặt là một hình thức chấm công dựa trên việc nhận dạng khuôn mặt và so sánh với dữ liệu đã lưu trước để xác định danh tính của nhân viên. Với hình thức này, doanh nghiệp chỉ cần trang bị một công cụ duy nhất là thiết bị chấm công khuôn mặt.

Quản lý chấm công nhân viên bằng khuôn mặt

– Ưu điểm:

+ Hạn chế tối đa các sự cố phát sinh như thất lạc thẻ, ngón tay ướt hoặc lạnh.

+ Giảm thiểu tiếp xúc tại một điểm chấm công cụ thể.

+ Độ chính xác cao, ngăn chặn việc gian lận trong quá trình chấm công.

+ Hệ thống tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng.

+ Có thể cài đặt lời chào cá nhân hoặc thông báo khi có người lạ.

– Nhược điểm:

+ Chi phí cao. Muốn hệ thống FaceID thông minh, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều hơn.

+ Các hệ thống chấm công khuôn mặt có chi phí thấp thường có khả năng ghi nhận kém.

+ Thực tế, tốc độ xử lý chậm hơn so với việc sử dụng vân tay hoặc thẻ từ.

III. Làm sao để tối ưu việc quản lý chấm công cho doanh nghiệp?

Quản lý chấm công nhân viên là một nhiệm vụ yêu cầu sự cẩn thận và minh bạch. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Nếu xảy ra nhầm lẫn hoặc sai sót, dễ dàng gây ra khiếu nại hoặc không hài lòng từ phía người lao động.

Làm sao để tối ưu việc quản lý chấm công cho doanh nghiệp?

Do đó, để tối ưu hóa việc quản lý chấm công, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:

1. Tìm hiểu và xem xét kỹ nhu cầu sử dụng

Mỗi công ty đều có quy mô nhân sự và đặc điểm riêng biệt, cũng như ưu tiên khác nhau. Do đó, nhà quản lý cần xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp cùng với những khó khăn đang tồn tại để có thể lựa chọn hình thức chấm công phù hợp nhất.

2. Đảm bảo được các yêu cầu cơ bản

Quản lý chấm công phải đảm bảo theo dõi chặt chẽ các biến động, kể cả những biến động nhỏ nhất. Ngoài ra, việc ghi chép chi tiết giờ làm việc của người lao động phải đảm bảo tính chính xác. Hơn nữa, kết quả trả lương cần được thể hiện một cách đơn giản để tối ưu hiệu quả công tác quản lý, đồng thời giúp người lao động không gặp khó khăn khi kiểm tra cách tính lương của mình.

Mỗi doanh nghiệp đều có đặc điểm và quy chế vận hành riêng biệt. Vì vậy, bạn cần lựa chọn hình thức quản lý chấm công nhân viên phù hợp. Sử dụng các phần mềm quản trị có thể rút ngắn thời gian tổng hợp công và đảm bảo độ chính xác cao. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi ngay khi cần, không phải chờ đợi phòng hành chính nhân sự tổng hợp và chuẩn hóa dữ liệu.

Top 6 phần mềm chấm công online hàng đầu Việt Nam hiện nay

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA