Trong mỗi doanh nghiệp, để đảm bảo tính công bằng và quyền lợi cho nhân viên, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự phải xây dựng hệ thống quy trình chấm công tính lương nội bộ, mở cửa và minh bạch, đồng thời hiệu quả. Vậy quy trình này trong doanh nghiệp thường bao gồm những gì? Hãy cùng Ninja khám phá qua bài viết dưới đây.

I. Quy trình chấm công tính lương là gì?

Quy trình chấm công và tính lương đóng vai trò quan trọng trong kế toán của một công ty và cũng được coi là yếu tố thúc đẩy tinh thần làm việc và giữ chân nhân tài.

Quy trình chấm công nhân viên là gì?

Sau khi tiếp nhận thông tin, bộ phận nhân sự bắt đầu theo dõi thời gian làm việc. Đồng thời theo dõi các sự kiện khác như nghỉ ốm, đi làm muộn, về sớm, các hoạt động liên quan của nhân viên. Sau đó tổng hợp thông tin này thành bảng chấm công cuối tháng và tiến hành tính lương. Bộ phận nhân sự sau đó in hoặc gửi email bảng lương cho nhân viên kiểm tra và thực hiện thanh toán.

II. Hiệu quả mà quy trình chấm công tính lương đem lại

Chấm công là một hoạt động phổ biến trong hầu hết các công ty và doanh nghiệp. Quy trình chấm công và tính lương bao gồm các hoạt động trước và sau giai đoạn chấm công. Nó bao gồm việc lên kế hoạch và thực hiện kiểm tra, tính toán lương cho tất cả nhân viên trong tổ chức.

Hiệu quả mà quy trình chấm công đem lại

Các hoạt động này mang lại một số lợi ích cụ thể như sau:

1. Hạn chế rủi ro, sai sót

Chấm công tính lương là một công việc đòi hỏi nhiều công sức. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn với đội ngũ nhân viên đông đảo. Vì vậy, nếu quy trình chấm công không đúng chuẩn hoặc xảy ra sai sót sẽ gây ra nhiều phiền toái. Điều này đồng nghĩa với việc các nhân sự phải dành nhiều thời gian để điều chỉnh và xử lý thông tin.

2. Quản lý nhân viên hiệu quả hơn

Quy trình chấm công nhân viên đúng chuẩn là hoạt động nhằm đảm bảo tính chính xác. Hoặc có thể giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận thời gian làm việc, công việc của nhân viên. Chấm công và tính lương cũng giúp công ty thiết lập một hệ thống tính lương liên tục và hiệu quả. Ngoài ra, nó giúp giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian và tài nguyên của công ty trong việc quản lý nhân sự. Nhờ quy trình này, các hoạt động như tổng hợp tiền lương và tạo báo cáo có thể được thực hiện nhanh chóng.

3. Cơ sở cho quy trình tính lương chuẩn

Dựa trên quy trình chấm công và tính lương chuẩn, các công ty có thể dễ dàng xác định và tính toán chi tiết lương cho từng nhân viên một cách nhanh chóng. Điều này tạo ra sự minh bạch và rõ ràng về thu nhập, các khoản thưởng hoặc phạt.

Hệ thống tài liệu, bảng biểu và thời gian làm việc của nhân viên cũng được báo cáo một cách rõ ràng và minh bạch. Điều này giúp ban lãnh đạo thúc đẩy mối quan hệ giữa công ty và nhân viên. Từ đó tạo nên môi trường làm việc đoàn kết và mạnh mẽ, đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Chuyên nghiệp hoá quy trình quản lý nhân sự

Nhờ quy trình chấm công chuẩn, công ty có thể thiết lập các quy định hợp lý để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu và tuân thủ chúng. Quy trình này cung cấp kế hoạch chấm công liên tục, cải thiện quy trình làm việc chuyên nghiệp trong môi trường văn phòng và thúc đẩy văn hóa làm việc tích cực trong công ty.

III. Quy trình chấm công tính lương chuẩn xác cho doanh nghiệp

Trong một quy trình chấm công tính lương chuẩn, có nhiều công đoạn phải thực hiện. Việc hiểu rõ và tuân thủ các bước cụ thể là rất quan trọng để xây dựng một quy trình chấm công và tính lương hiệu quả nhất.

Quy trình quản lý chấm công nhân viên chuẩn xác, khoa học

1. Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Để bắt đầu quy trình chấm công nhân viên, việc hoàn thành hồ sơ nhân viên với đầy đủ thông tin cá nhân. Bao gồm tên, vị trí, phòng ban, v.v…, chi tiết về chế độ lương, các ghi chú liên quan đến lương thưởng và thông tin quan trọng khác là bước đầu tiên cần thực hiện.

2. Tiến hành chấm công

Số lượng công và số giờ làm việc của mỗi nhân viên sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp từ các nguồn. Bao gồm sổ sách chấm công truyền thống hoặc dữ liệu được trích xuất từ các phần mềm quản lý chấm công. Dữ liệu này có thể xuất phát từ các hình thức chấm công như nhận dạng khuôn mặt, chấm công vân tay, hoặc kết nối qua wifi nội bộ của tổ chức,…

3. Tổng hợp, đối chiếu xác nhận số liệu chấm công

Phòng nhân sự thực hiện tổng hợp các phiếu chấm công cùng với các chứng từ liên quan. Sau đó tiến hành so sánh, đối chiếu và xác nhận tính chính xác của dữ liệu chấm công. Sau đó, bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm hoàn thiện và ghi chú báo cáo chứa các con số cụ thể để chuyển cho bộ phận kế toán sử dụng trong quá trình lập bảng chấm công tính lương.

4. Lập bảng lương

Dựa trên dữ liệu công đã tổng hợp, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tính lương dựa vào số công và các ghi chú. Sau đó, họ sẽ thực hiện tính toán tổng số lương và chi tiết về tiền lương cho từng nhân viên. Bước tiếp theo là trình bày báo cáo cho kế toán trưởng.

5. Kiểm tra xem xét để duyệt bảng lương

Kế toán trưởng và bộ phận kiểm tra sẽ xem xét để duyệt bảng lương. Nếu tất cả thông tin và số liệu đã được tính toán đầy đủ và chính xác, kế toán trưởng sẽ phê duyệt và chấp thuận. Sau đó, bảng lương sẽ được chuyển đến giám đốc quản lý để phê duyệt. Trong trường hợp phát hiện sai sót hoặc không đồng ý, họ sẽ thông báo lại cho bộ phận kế toán tiền lương để điều chỉnh kịp thời.

6. Thực hiện viết phiếu chi

Khi bảng lương đã được giám đốc phê duyệt, kế toán trưởng sẽ giao bảng lương cho bộ phận kế toán tiền lương để lập phiếu chi và thực hiện thanh toán tiền lương cho các nhân viên.

7. Trả tiền lương cho nhân lực và xử lý những tình huống phát sinh nếu có

Thủ quỹ hoặc bộ phận kế toán tiền lương sẽ thực hiện việc trao lương cho nhân viên. Đồng thời cần nhận được xác nhận từ cá nhân đó về việc đã nhận được tiền. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tiền lương, hai bên sẽ giải quyết và xử lý ngay tại thời điểm đó.

8. Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành tất cả các bước và đã trả đủ tiền lương cho nhân viên, bộ phận kế toán sẽ tiến hành ghi chép vào sổ sách và lưu trữ toàn bộ tài liệu, chứng từ liên quan như phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm công, và bảng thanh toán tiền lương.

Mẫu quy định về thời gian làm việc của công ty ngắn gọn, mới nhất

IV. Lưu ý quy trình chấm công tính lương

Các công ty cần thiết lập những quy định rõ ràng và cụ thể về quy trình chấm công và tính lương. Ví dụ, nếu nhân viên có bất kỳ thắc mắc nào về số giờ làm việc và muốn được giải quyết, họ phải nộp đơn đề nghị cho bộ phận nhân sự. 

Công ty cũng cần xác định các biện pháp kỷ luật nếu nhân viên không tuân theo quy trình này. Trong trường hợp mà người lao động phát hiện có sự thiếu sót trong số giờ làm việc, họ cần phải nộp đơn đề nghị để xác nhận theo quy định ngay lập tức. Từ đó bộ phận nhân sự có thể kiểm tra lại và điều chỉnh nếu cần thiết. Quy trình quản lý chấm công cần phải được thực hiện một cách minh bạch và rõ ràng.

V. Giải pháp chuyên nghiệp hoá quy trình chấm công tính lương

Achamcong là một ứng dụng chấm công sử dụng công nghệ chấm công bằng khuôn mặt camera AI, được phát triển bởi công ty CP Đầu tư và Công nghệ Ninja. Đây là một đơn vị tiên phong trong việc số hóa quy trình chấm công. Phần mềm này tích hợp chức năng chấm công bằng camera AI và tự động xuất file báo cáo, giúp việc tính lương cho nhân viên trở nên dễ dàng.

Giải pháp chuyên nghiệp hoá quy trình chấm công và tính lương

Phần mềm chấm công cá nhân Achamcong cũng là sự lựa chọn hàng đầu để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự. Đồng thời tối ưu hóa quy trình chấm công và tính lương. Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà phần mềm này mang lại cho người dùng.

1. Quản lý ca làm việc

Bên cạnh chức năng chấm công tự động, phần mềm cũng cung cấp tính năng quản lý ca làm việc linh hoạt. Đối với các doanh nghiệp có hình thức làm việc theo ca hoặc sắp xếp thời gian làm việc không đều đặn, tính năng này trở nên vô cùng hữu ích.

Nhân viên có thể tự đăng ký ca làm việc trên ứng dụng Achamcong. Sau đó hệ thống sẽ tự động sắp xếp ca làm việc phù hợp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc quản lý ca làm việc theo cách truyền thống.

2. Hỗ trợ truyền thông nội bộ

Ngoài các tính năng đã đề cập, phần mềm cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc duyệt thông tin nội bộ. Tính năng này cho phép xếp hạng chấm công và gửi thông báo đến nhân viên một cách nhanh chóng thông qua ứng dụng trên điện thoại.

3. Chấm công tự động

Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt thông qua camera AI, phần mềm Achamcong có khả năng tự động ghi nhận giờ công. Hình ảnh của nhân viên sẽ được lưu lại trong thời gian thực. Khi nhân viên ra hoặc vào, camera sẽ tự động ghi nhận hình ảnh và thời gian một cách chính xác.

4. Tự động lập file báo cáo

Tổng hợp báo cáo chấm công và tính lương cho nhân viên thường là một trong những thách thức lớn đối với nhà quản lý nhân sự. Trước đây, việc cập nhật dữ liệu chấm công và tính lương thường đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Với các công ty quy mô nhỏ, điều này đã là một công việc khó khăn đối với người quản lý. Hãy tưởng tượng xem, đối với những doanh nghiệp với hàng trăm, hàng nghìn nhân viên, quy trình chấm công và tính lương sẽ là một thách thức khốc liệt.

5. Quản lý đơn từ

Phần mềm cũng hỗ trợ cả nhân viên và nhà quản trị doanh nghiệp quản lý đơn từ một cách hiệu quả. Thay vì phải thực hiện quy trình viết đơn từ một cách phức tạp như trước đây, nhân viên hiện có khả năng viết đơn trực tiếp trên ứng dụng và gửi chúng trực tiếp đến nhà quản lý. Khi đơn được phê duyệt, hệ thống sẽ tự động thông báo để nhân viên biết ngay lập tức.

Để giảm áp lực cho bộ phận nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm chấm công tính lương. Với sự hỗ trợ từ phần mềm, mọi quy trình chấm công và tính lương đều được tự động hoá.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797