Hệ thống quản lý nhân sự có lẽ là thuật ngữ đầu tiên mà mọi nhà quản lý con người trong tổ chức tiếp xúc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu hết về vai trò và vị trí của hoạt động này. Trong bài viết dưới đây, Ninja sẽ cung cấp định nghĩa chi tiết nhất về hệ thống quản lý nhân sự. Cũng như bí quyết để xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả. Hãy tìm hiểu nhé.

Hệ thống quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

I. Hệ thống quản lý nhân lực là gì?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một loại phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý thông tin liên quan đến nhân viên và nguồn lực lao động trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Đối tượng sử dụng HRMS thường là những nhà quản lý, người quản trị, các thành viên thuộc ban lãnh đạo của doanh nghiệp. Thông qua công cụ này, phần mềm quản lý nhân sự giúp kiểm soát các thông tin cơ bản. Bao gồm sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, thời gian làm việc, lương, đào tạo,…

II. Vai trò và chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Các công cụ HRMS chất lượng luôn tiếp tục phát triển các tính năng quản lý nhân viên một cách chặt chẽ và hiệu quả ở nhiều cấp độ khác nhau. Đáp ứng mọi nhu cầu mà người quản lý mong muốn. Nhìn chung, vai trò và chức năng cơ bản của hệ thống quản lý nhân sự cần có những điều sau:

Vai trò và chức năng của hệ thống quản trị nguồn nhân lực

1. Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự

Với sự toàn cầu hóa và sự bùng nổ của công nghệ đã đặt các doanh nghiệp vào một cuộc cạnh tranh khốc liệt. Vì vậy, các nhà lãnh đạo phải triển khai các quy trình quản lý. Từ đó xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong công ty để phát triển một đội ngũ với tư tưởng và khả năng phù hợp với mục tiêu ngắn hạn của tổ chức.

Qua hệ thống này, quản lý nhân sự diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả, và minh bạch. Điều này bao gồm:

– Quá trình tuyển dụng được thực hiện nhanh chóng và chính xác. Đảm bảo lựa chọn đúng người cho đúng công việc.

– Thúc đẩy và khuyến khích nhân viên để phát huy tối đa năng lực của họ.

– Bảo đảm tính công bằng và minh bạch trong quyền lợi và quyền lực của nhân viên.

– Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

– Tiết kiệm chi phí quản lý nhân sự. Bao gồm các chi phí quản lý hồ sơ nhân viên, in ấn văn phòng phẩm,…

2. Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

– Thiết kế công việc và phân tích công việc

Đây là một trong những chức năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự. Nó liên quan đến việc thiết kế công việc và phân tích công việc. Bao gồm việc mô tả nhiệm vụ, trách nhiệm, và các hoạt động công việc khác. Qua việc phân tích kỹ năng và đặc điểm tính cách của nhân viên, chức năng này hỗ trợ cán bộ nhân sự xác định loại ứng viên phù hợp cho từng loại công việc cụ thể.

– Hỗ trợ công tác tuyển dụng

Hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa các hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp. Nó mang lại hiệu quả lên đến 60%.

+ Hệ thống hỗ trợ nhà tuyển dụng trong việc phân tích từ khóa và lọc CV. Giúp họ nhanh chóng xác định ứng viên phù hợp nhất.

+ Các tính năng như hệ thống email tự động, xử lý hồ sơ giấy tờ, đánh giá ứng viên,… giúp tổ chức quản lý toàn bộ thông tin ứng viên. Từ đó nâng cao hiệu suất tuyển dụng của phòng ban.

– Quản lý lương thưởng – phúc lợi

Chế độ đãi ngộ công bằng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực và giữ chân nhân viên. Vì vậy, quản lý cần đảm bảo rằng hệ thống quản lý lương thưởng – phúc lợi là công bằng và minh bạch.

Với các tiêu chuẩn về lương thưởng, khen ngợi, các chỉ số hiệu suất (KPI). Cùng các phúc lợi bổ sung, mà cán bộ nhân sự thiết lập, hệ thống quản lý nhân sự sẽ thực hiện phân tích và kiểm toán lương cho nhân viên.

– Đào tạo và đánh giá

Tổ chức phát triển khi mọi nhân viên đều có cơ hội phát triển và tăng trưởng tương đồng.

+ Tăng cường sự kết nối của nhân viên với tổ chức bằng cách thiết lập lộ trình đào tạo cá nhân.

+ Xây dựng công cụ đánh giá giúp họ nhận biết điểm mạnh và yếu.

Khi nhân viên có cơ hội phát triển, họ sẽ có động lực cao hơn để ở lại và đóng góp. Đây là yếu tố quyết định sự giữ chân hoặc ra đi của nhiều nhân viên. Đồng thời là một công cụ quan trọng giúp tổ chức giữ chân nhân sự tài năng.

– Tự động hóa quy trình chấm công

Bạn không cần phải mất thời gian tính công nhân viên bằng cách thủ công, vì hệ thống quản lý nhân sự sẽ thực hiện nhiệm vụ này. Hệ thống quản lý nhân sự đồng bộ hóa dữ liệu chấm công tính lương, tự động trừ các ngày đi trễ, nghỉ phép. Hoặc tạm ứng phiếu lương cho nhân viên.

Do đó, hệ thống này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể cho cán bộ nhân sự, giải phóng họ khỏi công đoạn chấm công và tính lương. Từ đó họ có thể tập trung hơn vào quy trình vận hành doanh nghiệp.

III. Cách xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nhất

Lợi ích của việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự là rất quan trọng. Vậy để thực hiện điều này, cần phải áp dụng những bí kíp nào? Tất cả sẽ được chia sẻ sau đây.

Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý nhân viên

1. Định hướng chiến lược rõ ràng

Mọi hoạt động phát triển trong doanh nghiệp đều được xây dựng trên những chiến lược rõ ràng. Trong đó bao gồm cả chiến lược về nhân sự. Việc xác định một hướng đi rõ ràng sẽ giúp cả lãnh đạo và nhân viên hiểu rõ triển vọng của doanh nghiệp.

Điều này sẽ tạo động lực để phát huy tối đa tiềm năng bên trong tổ chức. Đồng thời giúp doanh nghiệp hướng đến tầm nhìn đã đề ra, chấp nhận thách thức một cách hiệu quả và tăng cường trải nghiệm của nhân viên.

2. Tiến hành đào tạo

Thực tế chỉ ra rằng, 50% doanh nghiệp hiện nay đạt được hiệu suất cao nhờ việc tăng cường chương trình đào tạo vì lợi ích của nhân viên. Điều này không chỉ làm tăng khả năng của nhân viên mà còn giúp thúc đẩy tốc độ làm việc trong doanh nghiệp.

Do đó, đào tạo không thể thiếu trong hệ thống quản lý nhân sự, và nên được thực hiện một cách đều đặn và liên tục. Sự xuất sắc và kỹ năng làm việc của nhân viên là yếu tố chính giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

3. Thay đổi và lập kế hoạch thay đổi khoa học

Lập kế hoạch giúp nhà quản trị có cái nhìn rõ ràng về các bước tiếp theo. Đồng thời đánh giá và nắm bắt rủi ro cũng như cơ hội một cách hiệu quả nhất.

Mọi doanh nghiệp đều phải đối mặt với ảnh hưởng của những yếu tố vi mô và vĩ mô. Để tăng cường hiệu suất của hệ thống quản lý, công ty cần xây dựng các kế hoạch thay đổi cụ thể. Sau đó tích hợp các dự báo dựa trên số liệu thực tế.

4. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự

Việc tích hợp phần mềm quản lý nhân sự (HRM) vào hệ thống quản lý nhân sự đã trở thành sự ưa chuộng của nhiều nhà quản trị. Được coi là một yếu tố chính để liên kết chu trình quản lý nhân sự, các công cụ này mang lại nhiều lợi ích rõ ràng.

Tuy nhiên, đối với các tổ chức có quy mô và lĩnh vực hoạt động đa dạng, yêu cầu về phần mềm có thể thay đổi. Việc lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cần phải được cân nhắc một cách kỹ lưỡng.

IV. Achamcong – Phần mềm xây dựng hệ thống quản lý nhân sự khoa học

Phần mềm chấm công online Achamcong xây dựng hệ thống quản lý nhân sự hiện đại được đánh giá là công cụ đáng sử dụng nhất hiện nay.

Achamcong – Phần mềm xây dựng hệ thống quản trị nhân lực

1. Quản lý, xét duyệt đơn từ nhanh chóng

Thay vì phải viết đơn xin nghỉ phép và chờ kiểm duyệt qua nhiều bước, phần mềm chấm công online Achamcong có thể giúp bạn thực hiện toàn bộ thủ tục trên điện thoại. Đơn xin nghỉ phép sẽ được gửi trực tiếp đến quản lý để được xét duyệt ngay lập tức.

2. Chấm công trên điện thoại

Phát triển và ra mắt trong bối cảnh đại dịch, Achamcong nhận thức rõ khó khăn của hoạt động chấm công truyền thống. Vì vậy, tính năng chấm công trên điện thoại được thiết kế trên ứng dụng với cơ chế ghi nhận công việc thông qua khả năng nhận diện khuôn mặt. Hình ảnh chấm công sẽ được so sánh với dữ liệu đã lưu trên hệ thống. Khi hai dữ liệu trùng khớp, giờ công của bạn sẽ được ghi nhận.

3. Đánh giá chuyên cần nhân sự

Achamcong được phát triển với khả năng tự động tạo danh sách những nhân viên tuân thủ giờ làm việc. Tính năng này giúp đề xuất cơ chế vinh danh hàng tháng, làm tăng động lực và trách nhiệm của nhân viên. Đồng thời, nó còn hỗ trợ tạo ra các hoạt động thi đua chuyên cần.

Ngoài ra, tính năng này cũng cho phép gửi thông báo nhanh chóng đến nhân viên qua điện thoại. Giúp cập nhật thông tin nội bộ một cách liên tục và thuận tiện.

4. Quản lý dữ liệu công chi tiết

Sắp xếp và tổng hợp giờ công dựa trên dữ liệu chấm công thường là một công việc mất nhiều thời gian nhất trong quản lý nhân sự. Trên Achamcong, việc quản lý dữ liệu công hàng tháng được tự động hóa hoàn toàn.

Công cụ này có khả năng tổng hợp bảng công thành file excel mỗi cuối tháng. Cung cấp số liệu thống kê chi tiết và chính xác theo thời gian. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện.

Dưới đây là tất cả thông tin liên quan đến chủ đề hệ thống quản lý nhân sự. Hy vọng rằng qua bài viết, độc giả sẽ thu được nhiều kiến thức hữu ích, từ đó áp dụng những phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả. Doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch quản lý nhân sự một cách chặt chẽ, từ đó đạt được nhiều lợi ích và thành công trong quản lý nguồn nhân lực.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797