Dữ liệu về nhân sự đóng vai trò quan trọng và là tài sản của một tổ chức. Do đó, việc quản lý hồ sơ nhân sự luôn được xem xét một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Đừng lo lắng, bởi hiện nay đã có các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có khả năng số hóa toàn bộ hồ sơ nhân sự trên giấy và tích hợp chúng vào hệ thống phần mềm. Hãy đọc bài viết dưới đây của Ninja để biết thêm chi tiết!

I. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Ứng dụng quản lý hồ sơ nhân sự là một công cụ văn phòng hỗ trợ quản lý thông tin liên quan đến nhân viên trong toàn bộ quá trình làm việc, từ ngày họ bắt đầu làm việc tại công ty cho đến khi họ nghỉ việc. Ứng dụng này giúp bộ phận nhân sự quản lý hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp một cách hiệu quả và khoa học, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, và giảm chi phí, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của tất cả nhân viên trong công ty.

II. Top 3 phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Ngày nay, quá trình quản lý hồ sơ nhân sự ngày càng được số hóa. Thông qua các ứng dụng nhân sự và phần mềm quản lý hồ sơ, việc quản lý hồ sơ của nhân viên trở nên thuận tiện hơn. Nhờ sử dụng các công cụ này, việc truy cập, tìm kiếm, và thực hiện các quy trình như tuyển dụng, đào tạo, chấm công, và tính lương trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Top 3 phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả nhất hiện nay

Một số phần mềm giúp quản lý hồ sơ hiệu quả hơn có thể kể đến như:

1. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự Achamcong

Lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng cách sắp xếp vào bìa hoặc đặt trong thùng hoặc tủ thường gây ra nhiều khó khăn cho bộ phận nhân sự. Khi số lượng giấy tờ tăng lên, việc kiểm soát trở nên khó khăn hơn, có nguy cơ mất mát thông tin và thời gian tìm kiếm thông tin khi cần sẽ tốn nhiều công. Do đó, để lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và có hệ thống hơn, các doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.

Phần mềm quản trị hồ sơ nhân sự Achamcong

Achamcong đang là sự lựa chọn của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong nước. Bởi những tính năng thông minh với trí tuệ nhân tạo AI hoàn toàn tự động. Phần mềm này được nhà sản xuất thiết kế với giao diện trực quan, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Nó cũng cung cấp một loạt tính năng hữu ích cho cả quản lý và nhân viên, bao gồm:

– Quản lý chấm công tự động

Phần mềm quản lý chấm công hiệu quả sử dụng camera AI để nhận diện khuôn mặt của nhân viên. Khi nhân viên chấm công, hình ảnh thực tế sẽ được ghi lại bằng camera và sau đó so sánh với hình mẫu đã lưu trong hệ thống. Khi có sự trùng khớp, việc chấm công sẽ được ghi nhận tự động.

– Quản lý lịch làm việc

Tự động hóa việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên bằng cách tự động xếp lịch và phân bổ ca làm việc một cách hợp lý. Nhân viên có thể đăng ký ca làm trực tiếp thông qua ứng dụng.

– Quản lý truyền thông nội bộ

Cập nhật thông tin nhanh chóng, cho phép nhân viên tương tác một cách dễ dàng trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự. Truyền đạt thông báo nhanh chóng đến nhân viên qua điện thoại. Liên tục cập nhật thông tin nội bộ một cách thuận tiện.

– Quản lý tính chuyên cần của nhân viên

Phần mềm tự động tạo danh sách những nhân viên xuất sắc hàng tháng để khen ngợi. Đồng thời, nó cũng xác định những người thường đi làm trễ để áp dụng các biện pháp kỷ luật. Tính năng này giúp thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của nhân viên và khuyến khích họ tham gia vào các chương trình thi đua. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.

– Quản lý đơn xin nghỉ phép và thay đổi lịch làm việc

Nhân viên có thể dễ dàng tạo đơn xin nghỉ phép, báo cáo khi đi muộn/về sớm, đi công tác/ra ngoài, đăng ký làm thêm giờ hoặc thay đổi ca làm việc. Những đơn này sẽ được gửi trực tiếp đến quản lý để duyệt ngay lập tức.

– Quản lý thông tin nhân sự, thưởng, kỷ luật 

Hồ sơ của nhân viên được quản lý một cách thuận tiện, giúp cho việc chấm công và thanh toán lương dễ dàng hơn. Ngoài ra, hệ thống cũng cho phép khen thưởng những nhân viên xuất sắc và áp dụng biện pháp kỷ luật đối với những trường hợp vi phạm quy định của công ty.

2. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên 1Office

1Office là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp được phát triển dựa trên lý thuyết khoa học và sử dụng công nghệ hiện đại. Nó đảm bảo tích hợp, hiệu quả và toàn diện, cung cấp một giải pháp quản lý và tạo môi trường làm việc trực tuyến qua Internet. Phần mềm này được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép triển khai, bảo trì, và nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng, giúp bạn làm việc mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị kết nối Internet.

Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên 1Office

3. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự SimERP

SimERP là một giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được xây dựng trên nền tảng phần mềm ERP Odoo nổi tiếng trên toàn thế giới.

Đây là một giải pháp toàn diện, tích hợp nhiều phần quản trị quan trọng của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Với chi phí triển khai ban đầu thấp, SimERP sử dụng mã nguồn mở, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với các nền tảng khác.

Phần mềm quản lý nhân sự online SimERP

Ngoài ra, SimERP dễ dàng mở rộng nền tảng bằng cách tích hợp với bên thứ ba như dịch vụ vận chuyển hoặc cổng thanh toán để tùy chỉnh ứng dụng theo nhu cầu cụ thể. Giao diện của SimERP được thiết kế dễ sử dụng, hỗ trợ kéo và thả, phù hợp cho cả trang web và điện thoại, giúp người dùng sử dụng thuận tiện trên nhiều thiết bị khác nhau.

III. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng tìm kiếm thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan. Dưới đây là 4 bước quản lý hồ sơ nhân viên đáp ứng tiêu chuẩn tốt nhất:

1. Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Trước khi đưa hồ sơ vào lưu trữ, quá trình phân loại là cần thiết. Việc phân loại giúp làm cho công việc trở nên thuận tiện hơn. Đây là một cách hiệu quả để lưu trữ hồ sơ nhân sự mà các doanh nghiệp nên thực hiện.

Một gợi ý nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học là sắp xếp chúng dựa trên thời gian. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Phương pháp này cũng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần.

2. Chọn nơi để lưu trữ hồ sơ

Dù bạn lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu, doanh nghiệp cần phải đảm bảo một số yếu tố quan trọng sau:

– Địa điểm lưu trữ cần thoáng và không bị thấm nước.

– Phải tránh sự hiện diện của động vật gặm nhấm như gián, chuột…

– Hồ sơ cần được lưu trữ trong thời gian nhiều năm.

Quy trình quản trị hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

3. Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, anh chị có thể thiết kế các mục lưu trữ riêng biệt dựa trên phần mềm. Dữ liệu sẽ được lưu trên máy tính và đồng thời, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho lưu trữ.

4. Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quá trình lưu trữ, việc quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel và việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng tài liệu giấy thường bao gồm việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự thông qua tài liệu giấy và Excel đang bị hạn chế, thay vào đó, người ta dùng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

IV. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Lưu trữ hồ sơ nhân sự là một yêu cầu bắt buộc theo luật pháp Việt Nam, và tất cả doanh nghiệp đều cần tuân thủ những nguyên tắc này. Bộ phận hành chính phải có trách nhiệm ghi chép và bảo quản toàn bộ thông tin cá nhân liên quan trực tiếp đến nhân viên trong doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực một cách tốt hơn. Điều này có ý nghĩa quan trọng khi cần đưa ra các quyết định liên quan đến phát triển nguồn nhân lực.

Hệ thống lưu trữ thông minh của hồ sơ nhân sự cung cấp cơ sở cho bộ phận quản lý nhân sự để giải quyết các vấn đề tranh chấp với nhân viên trong trường hợp có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những yếu tố cốt lõi nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Dù sử dụng Excel hay một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự hiện đại nào đi nữa, bạn phải luôn nắm rõ những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng để đạt được hiệu quả cao nhất. 

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giúp đỡ bạn. Tham gia ngay:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja 

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/ 

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797