Theo dõi giờ làm việc của nhân viên là một phương tiện giúp nhà quản trị đánh giá chính xác độ chuyên cần và hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, có nhiều hình thức quản lý chấm công nhân viên khác nhau. Dưới đây là đánh giá chi tiết về từng giải pháp, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức quản lý chấm công phù hợp nhất cho nhân viên của mình.

I. Hình thức quản lý chấm công nhân viên là gì?

Quản lý chấm công được coi là một nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động quản trị của mỗi doanh nghiệp. Đơn giản, chấm công là quy trình mà nhân viên thông báo với người quản lý về sự hiện diện hàng ngày tại nơi làm việc. Tính từ thời điểm bắt đầu làm việc đến khi kết thúc giờ làm.

TOP 5 hình thức quản lý chấm công nhân viên phổ biến nhất 2024

Do đó, quản lý chấm công là trách nhiệm của bộ phận quản lý nhân sự. HR sẽ ghi lại thông tin về số ngày làm việc thực tế và thống kê thông tin về thời gian nghỉ của từng nhân viên. Bao gồm nghỉ phép, nghỉ lễ, và nghỉ không lương.

II. Các hình thức quản lý chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay

Ngày nay, các doanh nghiệp đối diện với nhiều phương pháp quản lý chấm công và ngày nghỉ của nhân viên. Dưới đây là một số hình thức chấm công phổ biến:

1. Sử dụng phần mềm để quản lý chấm chấm công

Hình thức quản lý chấm công và ngày nghỉ này cho phép tích hợp với các phương tiện chấm công điện tử khác nhau. Đồng thời sao lưu dữ liệu về thời gian làm việc thực tế của nhân viên lên hệ thống trực tuyến. Thông qua phần mềm trực tuyến, quản lý nhân sự có thể dễ dàng theo dõi thời gian làm việc hoặc ngày nghỉ phép. Từ đó dễ dàng kiểm soát việc đi trễ hoặc về sớm của nhân viên.

Sử dụng phần mềm để quản lý chấm chấm công

– Ưu điểm

+ Linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp

+ Lưu trữ thông tin chính xác, tự động hóa quá trình quản lý chấm công

– Nhược điểm: Yêu cầu lựa chọn phần mềm phù hợp với các hình thức chấm công điện tử liên kết

2. Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

Là công nghệ mới trong hình thức quản lý chấm công nhân viên. Phần mềm chấm công nhận diện khuôn mặt sử dụng định dạng khuôn mặt để xác định danh tính. Máy sẽ học các đặc điểm trên khuôn mặt và lưu trữ chúng trong cơ sở dữ liệu. Một số máy chấm công faceid yêu cầu nhân viên đứng trước máy đọc, trong khi một số khác có khả năng tự động ghi nhận khi nhân viên bước qua cửa văn phòng.

Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt

– Ưu điểm

+ Giảm tối đa các vấn đề phát sinh như mất thẻ, ngón tay bị ướt hoặc lạnh.

+ Giảm tiếp xúc tại cùng một điểm.

+ Độ chính xác cao, ngăn chặn việc gian lận chấm công.

+ Hệ thống tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu nhanh chóng.

+ Có thể cài đặt lời chào hoặc thông báo đặc biệt cho từng nhân viên.

– Nhược điểm

+ Chi phí cao: Hệ thống FaceID ngày càng thông minh đòi hỏi đầu tư lớn, đặc biệt là khi có khả năng nhận dạng ngay cả khi người dùng đeo khẩu trang hoặc từ xa.

+ Hệ thống chấm công khuôn mặt giá thấp thường có khả năng ghi nhận thấp hơn.

+ Tốc độ xử lý chậm hơn so với vân tay hoặc thẻ từ.

3. Chấm công bằng thẻ giấy

Bằng hình thức quản lý chấm công nhân viên này, nhân viên sử dụng thẻ giấy đưa vào máy chấm công. Máy sẽ in ngày và giờ chấm công lên thẻ. Nhân viên chỉ cần sử dụng một thẻ giấy trong suốt tháng, với các cột giờ vào và ra đã được in sẵn trên thẻ.

Chấm công bằng thẻ giấy

– Ưu điểm: Chi phí thấp, không yêu cầu lắp đặt và dễ dàng di chuyển máy chấm công.

– Nhược điểm

+ Gây bất tiện cho nhân viên khi phải quản lý thẻ chấm công hàng tháng

+ Tồn tại rủi ro gian lận và chấm công hộ

+ Quy trình tổng hợp thông tin phải thực hiện thủ công

4. Chấm công bằng thẻ từ

Mỗi thẻ từ lưu trữ mã số cũng như thông tin cần thiết của nhân viên. Khi chấm công bằng thẻ từ, người chấm sử dụng thẻ để quẹt vào đầu đọc thẻ. Dữ liệu ra vào sẽ tự động được lưu vào máy.

Chấm công bằng thẻ từ

– Ưu điểm 

+ Tiết kiệm thời gian: Chỉ trong 2 giây, quy trình chấm công trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chấm công đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn

+ Dễ dàng bảo quản: Với chất liệu nhựa, thẻ từ dễ dàng bảo quản hơn so với thẻ giấy

+ Hiệu quả cao: Máy chấm được kết nối với máy tính, thuận tiện cho việc xử lý và tổng hợp dữ liệu, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự

+ Linh hoạt: Máy chấm từ có thể tích hợp các tính năng chấm công khuôn mặt, chấm công vân tay,…

– Nhược điểm

+ Chi phí phát sinh cho thẻ từ và máy đọc thẻ

+ Đòi hỏi thời gian cài đặt thẻ khi có nhân sự mới

+ Nhân viên tự chịu trách nhiệm bảo quản và mang theo thẻ mọi lúc, mọi nơi

+ Tình trạng gian lận, chấm công hộ có thể xảy ra

5. Chấm công bằng vân tay

Hình thức quản lý chấm công nhân viên này đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư vào máy chấm công điện tử. Sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay và công nghệ xử lý hình ảnh, máy sẽ ghi nhận chấm công vân tay bằng cách xác định danh tính của nhân viên thông qua dấu vân tay.

Chấm công bằng vân tay

– Ưu điểm

+ Ngăn chặn hiện tượng gian lận và chấm công hộ

+ Tích hợp mượt mà với phần mềm, trích xuất thông tin nhanh chóng

+ Không phát sinh chi phí in thẻ.

– Nhược điểm

+ Quá trình chấm công có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài (như tay ướt, lạnh, v.v.)

+ Cảm biến vân tay có thể mòn, dẫn đến việc không đọc được dấu vân tay.

6. Chấm công bằng mống mắt

Là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt. Ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng. Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition).

Chấm công bằng mống mắt

– Ưu điểm 

+ Độ chính xác tuyệt đối nhờ công nghệ chấm công tiên tiến nhất hiện nay

+ Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng

+ Chế độ bảo mật cực kỳ tốt

– Nhược điểm

Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại.

7. Chấm công bằng sổ sách

Đây là hình thức chấm công sử dụng sổ sách để ghi chép lại số ngày làm việc của nhân viên. Hiện nay, sổ chấm công được coi là một hình thức đã lỗi thời, tuy nhiên vẫn được sử dụng tại nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ.

– Ưu điểm: Chi phí thấp

– Nhược điểm: Thiếu chính xác, khó theo dõi, lưu trữ và bảo quản

III. Quy trình quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp như thế nào?

Các nghiệp vụ chấm công nhân viên mà người quản lý cần thực hiện để đảm bảo đầy đủ và chính xác:

– Cập nhật và lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin chấm công hàng ngày từ máy chấm công của công ty.

– Tiếp nhận và xử lý yêu cầu xin đến muộn hoặc xin nghỉ phép từ nhân viên.

Quy trình quản lý chấm công nhân viên trong doanh nghiệp

– Ghi nhận thời gian làm việc bù hoặc làm thêm giờ của nhân viên.

– Tổng kết số ngày công thực tế trong tháng của nhân viên.

– Xử lý khiếu nại của nhân viên liên quan đến quản lý chấm công và ngày nghỉ.

Kết luận: Bài viết đã giới thiệu đến người đọc về các phương pháp chấm công phổ biến, được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Hy vọng rằng thông tin hữu ích trong bài viết sẽ giúp bạn lựa chọn hình thức quản lý chấm công nhân viên phù hợp với doanh nghiệp của mình. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tổng hợp công và tính lương cho nhân viên.

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn! Liên hệ ngay!

Hotline: 0967.922.911

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Youtube: https://www.youtube.com/@phanmemninja2797